Ihan jotain muuta – ja jotain samanlaistakin : kysely Lapin kirjaston viikkopalaverien kehittämisestä kesällä 2020
Kyselyn tulokset koonnut Leena Kinnunen
Kesällä 2020 kyselimme Lapin kirjastojen henkilökunnalta mielipiteitä kaksi kertaa viikossa järjestettävistä yhteisistä viikkopalavereista. Halusimme tietää, onko nykyinen palaverikäytäntö toimiva ja mitä kehittämisajatuksia Lapin yleisten kirjastojen henkilökunnalla on yhteisten verkkotapaamisten suhteen.
Lapin kirjaston viikkopalavereita on järjestetty etänä useamman vuoden ajan. Tapa tavata verkossa ja keskustella yhteisistä työn alla olevista asioista alkoi vuonna 2013 Arena-verkkokirjaston käyttöönoton yhteydessä ja hyväksi todettua työtapaa jatkettiin Kohan käyttöönoton myötä 2016. Vuonna 2018 AKE-toiminnan alettua viikkopalaverin sisällön painopiste siirtyi järjestelmien ja verkkopalveluiden käyttötuesta muihin yhteisiin asioihin.
Viimeisinä vuosina palavereissa ovat säännöllisinä aiheina olleet kuulumiset alueelta, koulutusuutiset, digihankkeen ajankohtaiset asiat sekä Kohaan ja Finnaan liittyvät uutiset ja käytännön ohjeet. Palavereissa on ollut mukana myös kirjastotoimen ylitarkastaja Lapin AVI:sta kertomassa ajankohtaisista asioista valtion puolelta sekä kuulemassa, mitä Lapin kirjastojen arkeen kuuluu. Puheenvuoroja ja alustuksia on pyydetty myös muilta asiantuntijoilta, esim. Koha-Suomen ylläpitäjiltä ja Lapin kirjastojen omalta henkilökunnalta.
Verkossa järjestettävät palaverit ovat alusta pitäen olleet avoimia kaikille Lapin yleisten kirjastojen työntekijöille. Tapaamisajaksi on vakiintunut torstai-iltapäivä ja kesto on ollut useimmiten tunti. Palaverien vetäjänä on alusta lähtien toiminut Leena Kinnunen ja ne on tallennettu ja jaettu henkilökunnalle katsottavaksi myöhemmin sopivana aikana.
Kyselyn tuloksista
Saimme kyselyyn 43 vastausta, mikä on noin 30 % Lapin kirjastojen henkilökunnasta. Vastaajista 8 oli kirjaston johtaja, 6 osaston esimies tai vastaava ja 28 vastaajaa muu kirjastoammattilainen, yksi vastaajista oli avustavaa henkilökuntaa.
Kyselyyn vastanneista 41 henkeä 43:sta osallistuu viikkopalavereihin joko useimmiten tai aina, jos se vain on mahdollista tai katsoo tallenteen. Vastaajat siis oletettavasti tietävät mistä puhuvat!
Asteikolla 1-10 pyydettiin arvioimaan, miten hyödyllisinä viikkopalavereja pidetään oman työn ja osaamisen kannalta. Vastaukset jakautuivat seuraavasti:
Kysyimme, millä alustalla viikkopalavereihin haluttaisiin osallistua. Pienellä enemmistöllä Meet-alusta on suositumpi, joten sillä jatketaan.
Kysyimme seuraavaksi viikkopalaverien sopivasta aikataulusta. Äänet menivät melko tasan kerran kuussa ja kahdesti kuussa järjestettävien viikkopalaverien välillä. Sopivin kesto vastaajien mielestä on kuitenkin yksi tunti. Kaikkien vastaustene perusteella jatkamme palavereja joka toinen viikko noin tunnin mittaisina. Näin asioita ei kasaannu liikaa, ja voimme käyttää osan ajasta myös keskusteluun ajankohtaisista asioista.
Torstai-iltapäivä näyttää saavuttaneen vakiintuneen aseman, sillä sitä kannatti ajankohtana 88,1 % vastaajista. Pidetään siis torstaista kiinni!
Viikkopalaverien toivotut sisällöt
Avoimet vastaukset
Saimme teiltä myös hyviä kehittämisideoita:
– tärkeimmät ja kaikkia koskevat asiat alkuun
– tiheys ja kesto asioiden mukaan, ei väkisin jos ei ole asiaa
– ” rupattelu/kyselytuokio on ennen varsinaista palaveria, erikseen ilmoitettuna aikana, kuten chat-harjoittelu nyt on ollut. Varsinkin talvella on paljon muita kokouksia ja kiireitä, joten voisi halutessaan skipata (sinänsä mukavat) kuulumiskierrokset ja jutustelut ja kuunnella vain ”kovan ytimen”.
– Lapin kirjastolle podcast
– Teams käyttöön ja sinne keskusteluryhmiä
– Viikkopalaverien vetovastuuta kirjastoille
Käymme läpi näitä ideoita ja katsomme mitä voidaan toteuttaa. Ainakin vetovuoroa pyritään kierrättämään, jotta halukkaat kirjastot pääsevät esittelemään ja keskustelemaan juuri heille tärkeistä asioista. AKE-Lappi jatkaa uutiskirjeiden koostamisen ja vakiintuneen sisällön tuottamisen viikkopalavereihin.