Lapin kirjaston johtoryhmän kokouksen 23.9.2021 kooste
Lapin kirjaston edustajan valinta Pohjoisen eKirjaston tiedotusryhmään
Pohjoisen eKirjaston ohjausryhmä on perustanut eKirjastolle tiedotusryhmän. Ryhmä luo markkinoinnin vuosikellon avuksi eKirjaston markkinointityöhön paikallisesti, suunnittelee 1 – 2 markkinointikampanjaa/vuosi liittyen eKirjaston palveluihin sekä huolehtii Teamsin materiaalipankkiin Pohjoisen eKirjaston yhteiset pohjat markkinointia varten (flyeri, info-tv, banneri yms.)
Tiedotusryhmään kuuluvat Rovaniemeltä Liisa Tastula ja Oulusta Ritva Nikola. Lisäksi työryhmään valitaan heidän lisäkseen edustaja jokaisesta kimpasta. Lapin kirjastojen toiseksi edustajaksi valittiin Petri Koutelo Kemijärven kirjastosta.
Asiakastyytyväisyyskyselyn arvontapalkinnot
Verkossa asiakastyytyväisyyskyselyyn vastaajien osallistuminen arvontaan onnistuu verkkokyselyn kautta eli vastauksista pystytään erottamaan arvontaan osallistujat. Paperilla vastaavat täyttävät erillisen arvontalipukkeen, joista kunta arpoo voittajan yhdessä verkkovastaajien kanssa.
Kaikki kunnat sitoutuivat antamaan palkintoja ja asiakastyytyväisyyskyselystä. Asiakastyytyväisyyskyselyyn vastanneiden kesken tapahtuva palkintojen arvonta tapahtuu kunnissa. Jani Ekblom Rovaniemen kirjastosta lähettää tiedotteen alueen kirjastoille jaettavaksi omilla kanavillaan, esim. paikallislehdissä.
Hankkeiden suunnittelu Lapin kirjastossa
AKE Lappi toteutti vuoden 2020 syksyllä hanketrilogian, jossa tarjottiin koulutusta ja vertaistukea hankehakemusten työstämiseen. Lapissa on tarvetta kehittää hankehakemusten suunnittelua ja kirjoittamista, sillä aiemmissa hakemuksissa on jäänyt huomioimatta asioita, joiden pitäisi olla hankehakemuksessa mukana. Myös hankehaun ohjeisiin ja itse hakuun on tarvetta opastukselle.
Hankesparrauksen sopiva aika olisi keväisin, jotta tarvittavat budjettivaraukset ja kumppanisopimukset ennätetään koota. Hankkeissa voisi enemmän käyttää konseptia, jossa 2-3 kirjastoa muodostaisivat pilotin, jonka jälkeen hankkeen tuloksia levittettäisiin laajemmin kirjastoihin.
Tälle syksylle toivottiin hankepäivää lokakuun lopulle.
Laskutus- ja perintäkäytännöt Lapin kirjastossa
Palauttamattoman aineiston laskutus tuli mahdolliseksi Kohasta vuoden alusta. Kirjastot ovat käynnistäneet aineiston laskutuksesta eri tahtiin, ja myös käytännöt vaihtelevat. Rovaniemellä laskutus on ollut alun jälkeen ollut jäissä, koska laskutusrajapintaa Rondoon ei saatu niin nopeasti kuin toivottiin. Nyt ostetaan palvelua Sarastialta, joka syöttää laskut järjestelmään. Kaikki rästissä olevat laskut on hoidettu ainakin näissä kirjastossa: Kemijärvi, Tervola, Kemi, Tornio, Muonio ja Ranua.
Todettiin tarve kootulle tiedolle eri kirjastojen laskutuskäytännöistä asiakaspalvelun tueksi, mutta tässä vaiheessa henkilökuntaa kehotetaan ottamaan yhteyttä laskun lähettäneeseen kuntaan laskutuskäytäntöjen selvittämiseksi
Koottiin laskutuskäytäntöjen tietoja: enemmistö lisää laskutuslisän palauttamattoman aineiston laskulle. Kukaan ei lähetä laskua myöhästymismaksuista, vaan kaikki laskut koskevat palauttamattoman aineiston laskuja.
Useimmat kirjastot poistavat asiakkaan laskutustiedot ja niteet Kohasta, kun asia on käsitelty loppuun ja lasku maksettu. Tornionlaaksossa poistetaan aineisto siinä vaiheessa kun lasku lähtee perintään.Torniossa aineistoa ei saa poistaa ennen kuin lasku on vanhentunut, ei vielä siinä vaiheessa kun se menee perintään. Rovaniemellä aineisto poistetaan siinä vaiheessa, kun lasku on hoidettu tai aineisto palautettu. Sallassa kunta ei laita perintään, jos lasku on alle 100€.
Lisäksi kerrattiin maksujen vanhenemisajat:
Julkisoikeudellisia ovat asiakasmaksut (eli muistutus- ja noutamattomat varaukset) ja niiden vanhenemisaika on 5 vuotta.
Yksityisoikeudellisia maksuja on muut kuin asiakasmaksut: (laskutetut, kopiot, poistokirjat ja turmeltuneet) ja niiden vanhenemisaika on 3 vuotta. Uuden laskun lähettämällä voi vanhenemisen katkaista ja jatkaa taas 3 vuodeksi. Kirjaston on poistettava laskutetusta siis kolmen vuoden jälkeen.
Koha-pääkäyttäjän vaihtuminen
Anniina Paasonen Koha-Lapin pääkäyttäjistä on irtisanoutunut. Koha Lapin pääkäyttäjät etsivät ja kouluttavat uuden pääkäyttäjän Anniinan tilalle.
Kysely Lapin AKE-toiminnasta
Lapin AKE-toiminnasta tehdään loka-marraskuussa kysely, jolla selvitetään Lapin AKE-toiminnan laadukkuutta ja vaikuttavuutta. Esko Nousiainen toteuttaa kyselyn opintojensa puitteissa. Johtajien toivotaan kannustavan henkilökuntaa vastaamaan kyselyyn.
Lappi-kirjallisuuspalkintotyöryhmän henkilömuutos
Lappi-kirjallisuuspalkintotyöryhmään on valittu kokouksessa 23.3.2020 seuraavat henkilöt: Anniina Paasonen, Posion kirjasto; Virva Jakkula, Posion kirjasto; Sari Hakko, Kittilän kirjasto ja Tiina Heinänen, Sompion kirjasto. Anniina Paasonen on hakenut ja valittu Iisalmen kirjastoon, joten hän ei ole enää käytettävissä palkintotyöhön, joten hänen sijalleen palkintotyöryhmään valittiin Sirpa Tolonen Kolarin kirjastosta vuosille 2021-2023.
Seuraava kokous
Johtoryhmä kokoontuu seuraavan kerran 8.12. alkaen klo 10.