Lapin kirjaston IT-tuesta ja laskutusasioista vastaavat

Lapin kirjaston IT-tuesta vastaa Tapio Koski (tapio.koski(at)rovaniemi.fi), jonka työpiste on Rovaniemen pääkirjasto. Tapion työajasta Rovaniemen ict-asioiden hoitoon on varattu 80 % ja 20% Lapin kirjaston ict-tukeen. Eniten yhteydenottoja on verkkojen ja laitteiden ongelmissa ja laitteiden hankinnassa (kuittikirjoittimet, tulostimet, tarrahankinnat jne.). Tapiolta tulee myös ohjeita esim. kuittikirjoittimien asentamiseen Kohan kuitteja varten.

Tällä hetkellä työn alla on Rovaniemellä alkava tarratestaus, jossa samalle tarrapohjalle tulostetaan info-osuus, viivakoodi ja signum. Uuden tarran pysyvyys on parempi, eli siihen ei tarvita muovitusta päälle. Lehdissä on tarkoitus käyttää edelleen sokkotarroja. Uuden tarrapohjan koko suurinpiirtein sama kuin Kemin ja Tervolan nykyisessä tarrassa.

Meeri Suominen aloitti noin vuosi sitten kirjastosihteerin tehtävässä, mitä ennen hän teki sijaisuuksia Rovaniemellä. Myös Meerin työpiste on Rovaniemen pääkirjastolla. Suurin osa työajasta kuluu Rovaniemen kirjaston talouden hoitoon. Yksi tärkeä osa on Lapin kirjasto -kimpan laskujen hoitaminen ja kunnille jaettavien laskujen koonti neljä kertaa vuodessa sekä Finna-verkkomaksujen tilitys kirjastoille kaksi kertaa vuodessa. Meeriin kannattaa ottaa yhteyttä heti, jos laskutuksessa tai muussa on epäselvyyttä: meeri.suominen(at)rovaniemi.fi.

 

Pohjoisen eKirjaston laskutuksesta

Liisa Tastula on toiminut Rovaniemen kirjastossa noin 10 vuotta eri tehtävissä, vuoden verran erikoiskirjastonhoitajana, toimipiste Saarenkylän kirjastossa. Liisan vastuulla ovat Saarenkylän, kirjastoauton ja rekun toiminta Johanna Anetjärven sijaisena 31.5. asti. Rekkukeskuksen päivittäistoimintaa hoitaa Soile Arkivuo, ensisijainen yhteydenotto-osoite kuljetus kirjasto.kuljetus(at)rovaniemi.fi.

Liisan pysyvänä vastuualueena on Pohjoisen eKirjasto ja siitä yhteydenpito Lapin suuntaan. eKirjaston laskujen suhteen on tullut kysymyksiä laskujen oikeellisuudesta. Laskuista on tullut johtajille sähköposti, joka sisältää tiedot e-palveluiden laskutuksesta. Pääasiassa laskut tulevat kuntiin, mutta tiettyjä palveluja laskutetaan alueiden mukaan edelleen Oulusta tai Rovaniemeltä. E-palvelujen käyttötilastot toimitetaan viikolla 6.

Pohjoisen eKirjaston mainokset löytyvät Pohjoisen eKirjaston Teamsin kansioista, joita voi tulostaa ja jakaa. Toiveena on, että kaikki tuotetut markkinointi- ja esitemateriaalit laitetaan yhteisesti jakoon Teamsin  kautta.

Valtakunnallinen e-kirjasto-hanke on käynnistynyt ja siihen on palkattuna 5 henkilöä. Pohjoisen eKirjaston ja valtakunnallisen e-kirjaston vastuuhenkilöt ovat säännöllisesti yhteydessä. Yleisten kirjastojen yhteyshenkilönä valtakunnallisessa hankkeessa toimii Seija Laitinen-Kuisma, ja hänen tehtävänä on käydä vuoropuhelua yleisten kirjastojen kansa sekä selvittää kuntien tarpeet valtakunnalliselle e-kirjastolle. Ensi vuonna hankkeessa on tarkoitus olla rajoitettu pilotointi osalla e-palveluista.

Pohjoisen eKirjaston tulevan vuoden budjetti päätetään syksyisin Pohjoisen verkoston esihenkilöiden kokouksessa.

Koha Suomen nimeämistoimikunta

Koha-Suomi Oy:n yhtiökokouksessa 14.6.2021 valittiin nimeämistoimikunta valmistelemaan hallitusjäsenten valintaa yhtiökokoukselle. Yhtiön perustamissopimuksessa määriteltiin, että perustajajäsenillä on oikeus hallituspaikkaan viiden vuoden ajan. Perustajakaupungit ovat Joensuu, Kouvola, Mikkeli, Oulu, Rovaniemi ja Turku. Perustajajäsenten oikeus hallituspaikkoihin päättyi 2021 ja jatkossa yhtiökokous nimeää hallituksen haluamallaan tavalla.

Koha-Suomi Oy:n hallitus valitaan seuraavassa yhtiökokouksessa kesällä 2022. Nimeämistoimikunta pyytää esityksiä hallituksen jäsenistä kevään aikana.

Hallituksen jäseneltä edellytetään yhtiön joko riittävää toimialan tuntemista tai riittävää liike- ja kuntataloudellista osaamista tehtävien onnistuneen hoitamisen varmistamiseksi. Käytännössä hallituksessa on ollut kirjastoalan osaamisen lisäksi tietojärjestelmä-, laki- ja talousosaamista. Lisäksi on hyvä varmistaa ehdokkaiden suostumus tehtävään. Hallituksessa voi olla viidestä yhdeksään jäsentä ja heillä henkilökohtaiset varajäsenet.

Koha-Suomi Oy:n nykyisen hallituksen kokoonpano:

Joensuu: Pekka Penttinen, varalla Suvi Pirnes-Toivanen
Mikkeli: Tiia Tamlander, varalla Sylvia Stavén
Helle-kimppa: Maarit Tuomisto, varalla Malin Hollmén
Oulu: Jouni Pääkkölä, varalla Noora Valkonen
Turku: Rebekka Pilppula, varalla Arja Pesonen
Rovaniemi: Nina Sipola, varalla Pasi Rantanen
Kouvola: Karoliina Kanerva, varalla Hellevi Kunnas.

Lisäksi nimeämistoimikunta tulee pyytämään ehdotuksia tulevan nimeämistoimikunnan jäsenistä. Nimeämistoimikunnassa voi olla kolmesta viiteen jäsentä, ja heillä henkilökohtaiset varajäsenet, jotka yhdessä edustavat kirjastoalan tuntemusta.

Nykyisen nimeämistoimikunnan jäsenet ovat:

Esko Nousiainen, kirjastonhoitaja, Rovaniemi. Varajäsen Marja-Leena Vaarala, johtava kirjastonhoitaja, Kemijärvi.
Riitta Mörö, talouspäällikkö, Oulu. Varajäsen va. sivistystoimenjohtaja Anne Koski-Heikkinen, Kuusamo
Suvi Pirnes-Toivanen, kirjastopalvelujohtaja, Joensuu. Varajäsen Jarkko Nevalainen, kirjastotoimenjohtaja, Siilinjärvi.
Riikka Uski, kirjasto- ja kulttuuritoimenjohtaja, Nousiainen. Varajäsen Tiina Salo, kirjasto- ja kulttuuritoimenjohtaja, Raisio.
Lisäksi hallituksen puheenjohtajalla on kokouksissa läsnäolo- ja puheoikeus.

Päätös on, että Lapin kirjaston johtoryhmä asettuu nykyisten ehdokkaiden taakse sekä Koha-Suomen hallituksen että nimeämistoimikunnan jäsenten osalta.

 

Lyhytlainojen ja “normaalilainojen” hankinta Lapin kirjaston verkostossa

Kokouksessa keskusteltiin 11.20.2019 tehdystä päätöksestä, että kirjasto voi laittaa ainoan niteen lyhytlainaksi. Asiasta on keskusteltu johtoryhmässä myös kahteen otteeseen päätöksen jälkeen.

Käytäntö on aiheuttanut sen, että Lapin kirjaston eri toimipisteet eivät tule tasavertaiseksi kohdelluksi, koska lyhytlaina on saatavilla vain kirjastossa asioivalle, mutta normaalilaina tulee toisesta kirjastosta ja hankintavastuuta ja kokoelmanhoitoa vieritetään näin toisille Lapin kirjaston verkoston kirjastoille. Henkilökunta kokee epäreiluna käytäntönä sen, että normaalilainoja omistava kirjasto lähettää vain lyhytlainan hankkineelle kirjastolle kirjoja, mutta ei saa vastineeksi oman alueen asukkaille normaalilainaa, vaikka olemme sitoutuneet rakentamaan yhteistä Lapin kirjastoa.

Lapin kirjaston strategiassa vuosille 2021 – 2024 yhdeksi strategiseksi päämääräksi on valittu Yhteinen ja yhtenäinen Lapin kirjasto: Yhtenäiset työskentelytavat kehittävät työmme laatua ja parantavat yhteisiä palveluita. Nykyinen käytäntö rikkoo tätä päämäärää, eikä auta meitä rakentamaan yhteistä ja yhtenäistä Lapin kirjastoa, jossa asiakas on voittaja parempana palveluna.

Muutos yhden kappaleen laittamiseksi lyhytlainaksi perustui Rovaniemen vuoden 2020 hankintamäärärahan radikaaliin supistamiseen. Tämä ei kuitenkaan näkynyt toiminnassa, koska Rovaniemellä budjettia järjestettiin uudelleen, ja resursseja siirrettiin muista kuluista hankintoihin. Hankintojen painopisteitä myös muutettiin.

Johtoryhmä päätti, että palataan toimintatapaan, jossa jokainen Lapin kirjasto sitoutuu hankkimaan vähintään yhden tuplakappaleen joka on normaalilaina (28 vrk) lyhytlainan (14 vrk lyhytlaina) rinnalle. Päätös on tullut voimaan 7.2.2022.

 

Rovaniemen aineiston kellutus pääkirjaston remontin ajaksi

Johtoryhmä päätti, että Rovaniemen pääkirjaston aineisto laitetaan kellumaan14.4.2022 lähtien kaikkien alueen kirjastojen kanssa.

Rovaniemen pääkirjaston remontti alkaa 1.5. ja jatkuu 31.8. saakka. Remontin aikana pääkirjastoon jäävä aineisto ei ole käytettävissä, eikä pääkirjastolla ole aineiston palautustoimintaa. Kirjastopalvelut tulevat toimimaan kauppakeskuksessa, jonne siirretään osa aineistoa. Jotta Rovaniemeltä muualle lainattua aineistoa ei palautuisi Saarenkylän pisteeseen ja sieltä välivarastoon remontin valmistumista odottamaan, Rovaniemi on valmis ottamaan pääkirjaston osalta käyttöön kellutuksen kaikkien alueen kirjastojen kanssa.

Käytännössä kellutus tarkoittaa, että alueen kirjastoihin palautuva Rovaniemen aineisto voi jäädä ko. kirjastoon eli Koha ei pyydä siirtämään sitä kuljetukseen. Varattu aineisto käyttäytyy kuten ennenkin. Rovaniemen muiden toimipisteiden aineisto ei kellu, mutta koska kaiken Rovaniemen aineiston kotipiste on pääkirjasto, käytännössä kellunta välillisesti koskettaa myös Rovaniemen muita pisteitä.

Remontin päätyttyä Rovaniemellä ei ole välittömästi tarvetta kutsua aineistoa takaisin Rovaniemelle, vaan aineisto voi kellua alueen kirjastoissa esimerkiksi vuoden loppuun.

Alueen kirjastoille kellunta tarkoittaa, että Rovaniemen aineisto jää kirjastoon ja se on joko hyllytettävä oman aineiston joukkoon tai säilytettävä erillään. Jos aineistoa kertyy kirjastoon liikaa, sitä voi siinä tapauksessa palauttaa Saarenkylän kirjastoon.

Kellutuksen hyvänä puolena on asiakkaan hyötyminen. Isoimpana toimipisteenä Rovaniemeltä lähetetään eniten varauksia ympäri Lapin kirjaston verkostoa. Kun aineisto jää Lapin kirjastoihin niin se on asiakkaan saatavilla joko paikallisessa kirjastossa tai varauksen kautta. Ilman kellutusta koko pääkirjaston aineisto on poissa varattavista aineistoista neljän kuukauden ajan.

Kellutus on Lapin kirjastojen kannalta mutta myös valtakunnallisesti mielenkiintoinen kokeilu ja sen aikana on hyvä koota suunnitelmallisesti tietoa sen onnistumisesta. Lapin kirjasto on aiemmin miettinyt esim. musiikin aineiston kelluttamista koko Lapin kirjaston alueella, ja mikäli kellutuksen nähdään toimivan onnistuneesti, niin sitä voidaan jatkaa esimerkiksi joidenkin kokoelmien osalta.

Tornin kirjaston remontti

Tornion kirjaston remontissa pääsisäänkäynnin ovet uusitaan, ilmastointi laitetaan, sisäkatot ja valaistus uusitaan, puuikkunat vaihdetaan ja aikuisten osastolle tulee uudet hyllyt. Samalla vaihdetaan tietokirjojen ja kaunon paikat. Kaikki pinnat maalataan.

Aineisto ei ole saatavissa helmikuussa, jolloin aineisto pakataan laatikoihin. Ehkä 10 % aineistosta sopii väistötiloihin lainattavaksi. Muu aineisto piilotetaan Kohasta ja se on laatikoissa pakattuna ja ei käytettävissä evakon ajan eli lähelle vuodenvaihdetta. Väistötilassa on tarkoitus avata maaliskuussa. Kirjastoon on tarkoitus palata takaisin loka-marraskuussa riippuen remontin valmistumisesta. Kirjastoauto kulkee ja auton aineisto on saatavissa.

Suunnitelmaa muutettiin kaupungin ja remonttitoimijoiden päätöksellä siten, että vain seinän vierustoilla oleva aineisto pakataan. Isoin osa aineistosta on kuitenkin remontin ajan saavuttamattomissa.

Torniossa ei väistötiloissa ole todennäköisesti mahdollista säilyttää kaikkea Rovaniemen kellunnassa palautuvaa aineistoa, joten sitä joudutaan palauttamaan. Sodankylässä on tehty siirtokokoelma Tornion sulun ajaksi, johon siirretään heille palautunutta Tornion aineistoa kiertämään Sodankylässä. Siirtolainakokoelma puretaan ja palautetaan Tornioon, kun Tornio on jälleen valmis ottamaan rekkuja vastaan.

 

Ranuan kirjaston siirtyminen uuteen tilaan

Ranualla Monitoimikeskus Kerkän vastaanottotarkastus on 31.1. Kirjasto alkaa olla valmis, hyllyt ovat jo paikallaan, mutta muita kalusteita vielä odotetaan. Vanhan rakennuksen purku alkaa toukokuussa ja pihatyöt tehdään kesäaikana. Tästä johtuen asiakkaiden kulku uuteen kirjastoon olisi vaikeaa ja vaarallista työmaan läpi. Sen vuoksi kirjaston muutto on päätetty siirtää elo-syyskuulle. Meillä on nyt siis koko kevät ja kesä aikaa valmistella muuttoa ja siirtää tekniikka sekä muuta uuteen kirjastoon. Tämänhetkisen arvion mukaan uusi kirjasto avataan asiakkaille 3.10.2022, ja Ranuan kirjaston olisi kiinni elo-syyskuun. Uudessa paikassa on tavoite avata lokakuun alussa.

 

Finna-työryhmän vetäjän tehtävä

Leena Kinnunen on toiminut Lapin Finna-työryhmän vetäjänä Finnan valmistelusta saakka. Koska lapinkirjasto.finna.fi – palvelun käyttöönotto on päättynyt ja palvelu on siirtynyt kirjaston perustehtäväksi, sitä ei ole mahdollista enää hoitaa AKE-toimintaan kuuluvana. Leenan työaika (80% AKE-työ, 20% Koha-pääkäyttäjyys ja muuhun yhteistoimintaan liittyvät tehtävät) ei riitä täysipainoiseen Finnan kehittämisvastuuseen. Finna-työryhmä uudeksi vetäjäksi valittiin Hanna Laitinen Tornionlaakson kirjastosta. Leena Kinnunen jatkaa Finnan koodarina.

Työryhmän vetäjän vastuulla on valmistella työryhmän etätapaamisia, joita on noin neljä kertaa vuodessa. Työ edellyttää kansallisen Finnan kehittämisen ja käyttötilastojen seuraamista, uusiin palveluihin  tutustumista ja lapinkirjasto.finna.fi-sivun kehittämisen johtamista alueen asiakkaiden tarpeita kuunnellen. Finna-työryhmälle voidaan jatkossa siirtää enemmän vastuuta kehittämisen ideointiin. Finna-koodarit vastaavat sivujen teknisestä päivityksestä.

 

Tilastot

OKM tilastot on saatu Kohasta, ja ne löytyvät Raportit-osiosta OKM-tilastot. E-aineistojen tilastot kirjastoille toimittaa Liisa Tastula. Pasi Rantanen pitää tilasto-infon 9.2. Johtoryhmä keskusteli tilastojen uutisoinnista, ma päätettiin, että tiedotus hoidetaan paikallisesti.

 

AKE Lapin toimintakertomus 2021

Toimintakertomus on työn alla. Valmis toimintakertomus löytyy myöhemmin sivulta: https://kirjastojenlappi.fi/alueellinen-kehittamistehtava/

 

Kohan tiekartta

Koha-Suomen isot hankkeet ovat valmistumassa, kun kaikki asennukset on siirretty uuteen konesaliin ja suuri versiopäivitys tehdään kevään 2022 aikana. Siksi on tarpeen laatia pidemmän aikavälin tiekartta, jossa hahmotellaan tulevaisuuden tarpeita, joita Kohaan kohdistuu seuraavien vuosien aikana.

Koha-Suomen asiantuntijaryhmä on laatinut esityksen tiekartaksi sekä asettanut kehittämiskohteet keskinäiseen tärkeysjärjestykseen. Johtoryhmä totesi, että tiekartta on Lapin kirjastojen kannalta tiekartassa on kuvattu keskeiset kehitätämiskohteet ja tehtävien priorisointijärjestys on hyvä. Seuraavaksi tiekarttaa käsitellään Koha-Suomen hallituksen kokouksessa maaliskuussa.

Keskitetty varastointi Lapin kirjastossa

Varastointityöryhmä perustettiin Joryn kokouksessa 26.5.2021. Koollekutsujana oli Tornion kirjaston vs. johtaja Tiina Väkeväinen ja työryhmään kuului Pasi Rantanen Rovaniemeltä, Vesa Sarajärvi Ranualta, Anne Toppari/Sakari Niemelä Kemistä, Marja-Leena Vaarala Kemijärveltä ja Tuija Guttorm Utsjoen kirjastosta.

Työryhmä on kokoontunut kaksi kertaa etänä ja kysellyt tietoja Lapin kirjastojen henkilöstöltä kahdella eri kyselyllä. Keskitetty varastointi pyrkii säilyttämään ja täydentämään Lapin kirjaston aineistovarantoja ja takaamaan aineiston löytymisen jostakin Lapin kirjastosta. Se, että jonkin genren tietty kirjasarja kokonaisuudessaan tai muu pienempi erikoisaineisto on Rekku-kuljetuksen päässä, on asiakkaan tehokasta palvelua.

Johtoryhmä päätti palauttaa asian jatkotyöstämiseen varastointityöryhmälle ja palata asiaan johtoryhmän syksyn kokouksessa.

 

Reklamointi Rekku-kuljetuksista Postille

Erikoiskirjastonhoitaja Johanna Anetjärvi on koonnut kirjastoilta tiedot virheellisistä Rekku-kuljetuksen maksuista ja reklamoinut niistä Postille. Samassa yhteydessä on huomautettu kuljetuksissa likaantuneista tai kastuneista laatikoista.

 

Lapin kirjaston johtoryhmän sihteerin opintovapaa

Leena Kinnunen on kolmen kuukauden opintovapaalla keväällä 2022. AKE-koordinaattorin tehtävässä sijaisena toimii Esko Nousiainen. Lapin kirjasto-kimppaan liittyviä tehtäviä Leenan poissaolon aikana Rovaniemellä hoitavat:

• Kimpan laskutus: Meeri Suominen
• ICT: Tapio Koski
• Tiedotus: Nina Sipola, Esko Nousiainen
• Kimpan johtajien sähköpostin jakelulistojen ylläpito: Tapio Koski

Seuraavat yhteisiin palveluihin liittyvät tehtävät on pysyvästi jaettu:

• Rekku ja kuljetukset: Johanna Anetjärvi, 31.5. saakka kuljetus(at)rovaniemi.fi tai Liisa Tastula liisa.tastula(at)rovaniemi.fi
• e-aineistot: Liisa Tastula
• Koha: Pääkäyttäjät kohalappi(at)rovaniemi.fi
• Finna organisaation pääkäyttäjä: noora.suvanto(at)ylitornio.fi
• Finna-työryhmän pääkäyttäjä: hanna.laitinen(at)ylitornio.fi

 

Finna-chat-palveluun offline-vastausmahdollisuus

Finna-chat -työryhmän vetäjäksi vuoden alusta on vaihtunut Mikko Kallionsivu. Lapin kirjaston verkkopalvelun chatissa otetaan 14.2. käyttöön asiakkaille mahdollisuus jättää viesti myös silloin, kun chat-palvelun vastaaja ei ole paikalla. Päivän ensimmäinen chat-päivystäjä vastaa offline-aikana tulleisiin viesteihin joko työpostinsa tai kirjastonsa sähköpostin kautta, ei chat-palvelun kautta. Chat-palvelun ohje löytyy kirjastojenlappi.fi-sivulta.

On tärkeää, että päivystäjä on aktiivisesti paikalla ja reagoi asiakkaiden kysymyksiin, jotta asiakkaiden luottamus palvelun toimivuuteen säilyy.

 

Johtoryhmän seuraava kokous

Johtoryhmän kokoontuu seuraavan kerran Lapin kirjastopäivillä Sallassa 5.5.2022.