Kooste Lapin kirjaston johtoryhmän kokouksesta 28.11.2025
Postin vierailu
Otto Heino Postista kertoi kuljetuspalvelusta ja vastasi johtoryhmän kysymyksiin.
Jos kuljetuksen laatuun, kuljetettavan aineiston likaantumiseen tai kastumiseen tai muuhun toimintaan on huomautettavaa, on syytä reklamoida heti kuljetuksen ajotoimistoihin, jotta Posti voi reagoida virheisiin.
Kuljetuksen kuittaus noudoissa ei ole Postin puolelta pakollinen, mutta vastaanottokuittaus tulisi periaatteessa saada. Käytännössä tämä voi jäädä tekemättä, esim. jos kirjastossa ei ole vastaanottajaa. Jos kirjasto haluaa kuittauksen, asiasta voi ottaa yhteyttä Heinoon.
Mahdollisista muutoksista toimitusten osalta (kiinniolot, noutopäivät jne.) on hyvä ottaa yhteyttä Heinoon.
Kyyti-kirjastojen tekoälykokeilun (chat) esittely
Mikko Vainio Kotkan kirjastosta esitteli Kyyti-kirjastojen Finnassa olevaa tekoälychattia.
Tekoälychat-kokeilu aloitettiin, koska Kyyti-kirjastoissa ei ollut resursseja ottaa henkilökunnan vastattavaa chattia käyttöön.
Tekoälychatbot vastaa asiakaspalvelun kysymyksiin, käytössä laaja kielivalikoima.
Palvelussa on huomioitu IFLAn ja Suomen kirjastoseuran tekoälyyn eettiset ohjeet.
Tekoäly on koulutettu ennen käyttöönottoa kirjaston ohjeilla, käyttösäännöillä, kuntien dokumenteilla yms. Käyttöönotossa tekoälylle on opetettu myös ne asiat, joita kirjastossa ei saa tehdä tai mitä palveluja kirjastossa ei ole. Tekoälychat käyttää mm. Finnasta ja kirjastot.fi:n kirjastotietokannasta saatavia tietoja.
Tekoälychatin koodi on tarkistettu Kohan kehittäjien toimimesta.
Hankintaportaalin vierailu
Mikko Lampikoski Woimasta kertoi Hankintaportaalin kehittämisestä, tilastoista sekä vastasi johtoryhmän kysymyksiin.
Hankintaportaalista järjestetään koulutuspäivä vuoden 2026 alkupuolella, jossa käydään läpi portaalin toimintaan tehdyt kehittämisehdotukset ja Woiman suunnitelma niiden ratkaisuiksi.
Rekkukuljetusten järjestäminen vuoden 2026 alusta
Lapin kirjaston johtoryhmä käsitteli syyskuun kokouksessaan rekkukuljetusten kustannuksia. Rovaniemen kirjaston kompensaatio kuljetuksille on pienentymässä vuoden 2026 alusta lähtien.
Rekkutyöryhmä on tehnyt Lapin kirjaston johtajille kyselyn, jossa selvitettiin lähetysten todelliset tuonti- ja noutopäivät, kartoitettiin mahdolliset toiveet tuonti- ja noutopäivistä sekä päivitettiin sopimuksen liitteen 1 olevat yhteystiedot. Postin sopimusta on päivitetty vastausten perusteella noutopäivien ja yhteyshenkilöiden osalta.
Rovaniemeltä lähtevien kuljetusten harventamisen vaikutuksista on tehty laskelma, jossa on käytetty pohjalukuina Rovaniemeltä lähteneiden kuljetusten toteumaa puolen vuoden ajalta 1.4.–30.9. Tältä pohjalta on tehty kaksi simulaatiolaskentaa.
Ensimmäisessä simulaatiossa tarkastellaan, millaisia vaikutuksia olisi, jos Rovaniemi lähetettäisi viikossa yhtä monta kuljetusta, kuin vastaanottava Lapin kirjasto lähettää viikossa.
Toisessa simulaatiossa tarkastellaan, millaisia vaikutuksia olisi, jos Rovaniemeltä lähetyksiä vähennettäisiin siten, että jokaiseen Lapin kirjastoon lähtisi kuljetus 3 kertaa viikossa.
Rovaniemeltä lähtevien kuljetusten harventaminen kasvattaisi jonkin verran aineiston, ml. asiakkaiden tekemien varausten, kuljetusaikaa. Lisäksi lähetysten harventaminen tarkoittaisi todennäköisesti sitä, että kuljetuksia ei tulisi Lapin kirjastoihin jokaisena arkipäivänä ja kuljetus sisältäisi jonkin verran enemmän laatikoita. Lähetyksiä siis tulisi harvemmin, mutta ne olisivat määrällisesti isompia, joka täytyisi huomioida kuorman purkuun varattavassa työajassa.
Rovaniemeltä lähtevien kuljetusten harventamisen merkittävin vaikutus olisi kuljetuksesta aiheutuvien kustannusten pieneneminen. Lähtevien kuljetusten harventaminen voisi tehostaisi myös laatikoiden käyttöä, koska täyttöasteeltaan vajaita laatikoita lähtisi todennäköisesti vähemmän. Lisäksi lähetysten harventaminen helpottaisi kuljetuslaskujen kuukausittaista tarkastamista.
Kuljetuslaatikoiden riittävyys on yksi tämän hetken huolenaihe. Syksyllä aineistokuljetusten volyymi on säilynyt korkealla tasolla, ja kuljetuslaatikot ovat paikoin loppuneet rekkukeskuksesta, jolloin niitä on pitänyt korvata isommilla kuljetuslaatikoilla. Rovaniemeltä lähtevien kuljetusten harventaminen käytännössä tarkoittaisi myös sitä, että kuljetuslaatikot seisoisivat jonkin verran kauemmin rekkukeskuksessa, mikä voi haitata laatikoiden saatavuutta hetkellisesti muille Lapin kirjastoille. Vuosien varrella kuljetuslaatikoita on jouduttu ottamaan pois käytöstä jonkin verran rikkoutumisen takia.
Esitetyissä simulaatioissa ei tulisi muutoksia maakunnan kirjastojen lähetyksiin. Kirjastoilta kuitenkin vähenisi Rovaniemelle maksettavien laskujen määrä.
Sopimuksen sisällä on ollut mahdollista hieman säätää kuljetuskertoja kirjastojen kesken. Jos noutopäivien määrä vähenee, isoimmissa kirjastoissa ei välttämättä pysytä 9 laatikon rajoissa.
Harvennettu kuljetusaikataulu helpottaisi Rekkukeskuksessa mm. rahtikirjojen laatimista. Nykyisessä käytännössä Rekku-keskukseen tulee myös ajoittain todella isoja määriä.
Kuljetuksia toivottavasti jollain aikataululla vähentää Kohaan suunniteltu varausjonojen priorisointi.
Keskustelun jälkeen johtoryhmä päätti kokeilla tammikuusta toukokuuhun simulaatiomallia 2, jonka mukaan Rovaniemeltä lähetetään rekkukuljetuksia 3 kertaa viikossa vastaanottaviin kirjastoihin. Asiaa tarkastellaan kevään johtoryhmän kokouksessa, johon kootaan palautetta kokeilusta. Rekkuryhmä tekee kirjastoille kyselyn näiden toivomista tuontipäivistä. Lisäksi päätettiin tilata kuljetuslaatikoita lisää 100 kappaletta.
Viestintäryhmän tilannekatsaus
Todettiin, että konkreettiset esitykset ja apuvälineet kirjastotyöhön ovat tarpeellisia, ja tämän perusteella päätettiin, että viestintätyöryhmä tuo jonkin pienen yksittäisen mutta Lapin kirjaston yhteisen asian jokaiseen johtoryhmän kokoukseen. Esimerkkinä:
- 11/2025: logon muokkauksen tilanne (tarjouspyyntö ja mahdolliset vastaukset siihen)
- 02/2026: kiertävä ig-postauksentekovuoro kirjastoille
- 04/2026: yhteinen dia lautakuntatyöhön / kuntapäättäjille
Työryhmälle on annettu tehtäväksi kilpailuttaa ns. räsymattologon fontin päivittäminen ja logon muokkaus, ja ryhmä päättää toteuttajasta saatujen tarjousten perusteella.
Lisäksi päätettiin, että kirjastot voivat halutessaan tilata logosta kunnan nimellä personoidun logon, jonka kukin kirjasto maksaa itse. Kimpan yhteistä logoa käytettäisiin, kun viestintä koskee koko kimpan toimintaa.
Varaamon irtisanominen
Johtoryhmä päätti irtisanoa Varaamo-palvelun 1.12.2025 lähtien.
Osalla kirjastoissa on valmiiksi katsottuna vaihtoehto Varaamolle tai kuntaorganisaatio on hankkinut oman tilanvarausjärjestelmä. Osalla kirjastoja ei ole tarvetta tilausjärjestelmälle. Varaamossa on joitain Lapin kirjaston henkilökunnan käytössä olevia aineistoja, mutta niille haetaan vaihtoehtoinen varaamistapa.
Lapin kirjasto –kimpan englanninkielinen nimi
Lapin kirjasto -kimpan englanninkieliseksi nimeksi päätettiin Libraries of Lapland.
Suomi.fi -viestit
Valtion viranomaiset, kunnat ja hyvinvointialueet ovat olleet vuodesta 2016 alkaen velvollisia käyttämään hallinnon yhteisiä sähköisen asioinnin tukipalveluja (laki 571/2016), joihin kuuluvat myös Suomi.fi-viestit. Lakiin on tulossa tarkennuksia, jotka määrittelevät, mitä asiakirjoja tulee lähettää Suomi.fi-viestien kautta. Jatkossa Suomi.fi-viesteihin tulee toimittaa Hallintolain 54 §:ssä tarkoitetut asiakirjat, kuten: päätökset, ilmoitukset, kutsut, muut asian käsittelyyn vaikuttavat tiedoksiannot.
Digi- ja väestötietovirasto käynnisti keväällä 2024 hankkeen, jonka tavoitteena on siirtyä Suomessa ensisijaisesti digitaaliseen viranomaisviestintään. Vuoden 2026 alusta alkaen viranomaisposti toimitetaan ensisijaisesti digitaalisesti kaikille sähköisesti asioiville täysi-ikäisille henkilöille. Suomi.fi-tunnistuksen yhteydessä palvelu otetaan automaattisesti käyttöön, ellei henkilöllä ole sitä jo ennestään. Henkilöt, jotka eivät voi käyttää digipalveluita, saavat viranomaispostin jatkossakin paperisena, elleivät itse valitse digitaalista vaihtoehtoa.
Jokaisen organisaation vastuulla on määritellä, mitkä sen asiakirjoista kuuluvat Hallintolain 54 §:n soveltamisalaan ja tulee toimittaa Suomi.fi-viestien kautta.
Lisätietoja suomi.fi-maksuista: Suomi.fi-maksut – verkkomaksamispalvelu julkishallinnon organisaatioille ja viestien käyttöönotosta: https://kehittajille.suomi.fi/palvelut/viestit
Suomi.fi viestien hinnasto löytyy tästä linkistä.
Johtoryhmä päätti ottaa suomi.fi viestit käyttöön Lapin kirjastossa kesäkuuhun 2026 mennessä.
Lapin kirjaston valmius- ja kriisisuunnitelman laatiminen
Johtoryhmä päätti perustaa työryhmän valmistelemaan ja tuomaan valmius- ja kriisisuunnitelma Lapin kirjastolle toukokuun Lapin kirjaston johtoryhmän kokoukseen. Työryhmään valittiin Nina Sipola, yksi Koha-Lapin pääkäyttäjä, Miia Utriainen ja Tiina Kallio.
Valmius- ja kriisisuunnitelma täydentää kuntakohtaisia valmius- ja kriisisuunnitelmia. Lapin kirjastojen toiminta perustuu tiiviiseen yhteistoimintaan ja yhteiseen kirjastojärjestelmään, joten tarvitaan suunnitelma sen varalta, että esim. kirjastojärjestelmä tai verkkoyhteydet ovat pidempään poissa käytöstä.
Lapin kirjaston työryhmät
Lista Lapin kirjaston työryhmä löytyy osoitteesta https://kirjastojenlappi.fi/ota-yhteytta/. Johtoryhmä teki työryhmiin ja valtakunnallisiin edustuksiin seuraavat muutokset tai lisäykset:
- Finna-ryhmän vetäjäksi vaihtuu Leena Kinnunen.
- Lanu-neuvoston jäseneksi on valittu AKE-kirjastosta Sanna Haakana (varajäsen Aarni Harvala) ja alueen edustajaksi Leeni Relander (Inarin kirjasto) ja varajäseneksi Heta Pullinen (Kemin kirjasto).
- Koha-käyttäjäryhmän uudeksi jäseneksi valittiin Miia Utriainen.
- Kausijulkaisut-ryhmään nimettiin Jaakko Salmela.
- Alueelliseen lanu-työryhmään lisättiin Irmeli Alajoutsijärvi ja Suvi Seppälän tilalle valittiin Pirita Peltonen.
Hankkeiden listauksen päivitys
Johtoryhmä on ylläpitänyt taulukkoa kirjastoihin saaduista hankeavustuksista ja hankkeiden etenemisestä. Taulukon ylläpidosta päätettiin nyt luopua.
Vieraskielisen aineiston luettelointi
Ranuan Japani-talon japaninkielinen aineisto on näkyvillä Finnassa, ja sitä lainataan ja varataan jonkin verran. Kirjastolla on myös muutamia satoja kappaleita luetteloimatonta aineistoa, joka haluttaisiin myös näkyville Finnaan ja Kohaan. Osa kuvailtavasta aineistosta on translitteroitu. Ranua on selvittänyt mahdollisuutta aineiston kuvailuun, mutta tällä hetkellä kuvailuun ei löydy resursseja. Japani-talon aineistoa ei yleensä löydy muualta Suomesta. Ranuan tavoite on pitää kokoelma yhtenäisenä, olipa sijoituspaikka Ranua tai joku muu.
Aineiston kuvailussa on huomioitava, että ei tehdä turhaa työtä kuvailemalla sitä niin suppeasti, että aineisto ei tämän vuoksi löydy tiedonhaulla eikä siten tule käyttäjien tietoon.
Kadonneen tai rikkoutuneen tilalle hankittavan uuden kirjastokortin arvonlisäverollisuus
Lapin kirjastoissa on kirjasto tai kirjastoja, joissa ei ole enää käytössä maksupäätteitä tai käteiskassaa. Näissä kirjastoissa asiakkaita ohjataan joko maksamaan maksut verkkokirjastossa tai käymällä toisessa toimipisteessä.
Uuden kirjastokortin hankkiminen kadonneen tai turmeltuneen kortin tilalle aiheuttaa ongelmia em. kirjastoissa, koska uuden kirjastokortin hintaa (3 €) ei ole Kohan maksuvalikossa. Käytännössä uusi kirjastokortti olisi maksettava saman tien, mutta esim. Kirjastoautojen koulupysäkeillä lapsiasiakkailla ei välttämättä ole rahaa mukana. Tällaisessa tapauksessa on voitu jättää uusi kortti tekemättä tai lisätä uuden kirjastokortin hinta asiakkaan huomautuksiin. Asiakas voi kuitenkin jättää nämä huomautuksissa olevat maksut maksamatta, eivätkä ne näy esim. asiakkaan maksuissa lainakuiteissa.
Johtoryhmä päätti, että Lapin kirjastossa uuden kirjastokortin hankinta kadonneen tai rikkoutuneen tilalle on palvelu, jonka hinta on 3 € (0 % alv). Kirjastokortin hinta lisätään Kohan maksuvalikkoon, jolloin sitä kautta lisätyt maksut on mahdollista maksaa verkkokirjastossa.
AKE Lapin toimintasuunnitelma 2026
Saamelaisen erikoiskirjaston toimintasuunnitelma 2026
Toimintasuunnitelmat esitellään vuoden 2026 alussa AKE Lapin järjestämillä Lapin kirjastojen päiväkahveilla.
Lukutaitoa Inarin malliin-hankkeen tilannekatsaus
Hankkeessa pidettiin marraskuussa kolme päätösseminaaria, joissa kirjastot ja vakat esittelivät omat jatkosuunnitelmat. Seminaareissa oli mukana AVIn edustaja Satu Ihanamäki.
Massiivinen hanke on saatu päätökseen, ja materiaalien ja muiden dokumenttien tulee olla valmiina joulukuun loppuun. Hanke on ollut hyvin työllistävä, mutta raporttien mukaan tehty työ on ollut hyödyllistä.
Omavastuuosuus ei täyty tähän mennessä Inariin toimitettujen listojen mukaan, joten jokaisen kirjaston toivotaan toimittavan tiedot omavastuuosuudestaan.
Seuraava kokous
Johtoryhmä kokoontuu seuraavan kerran 6.2.2026 Rovaniemellä.