Tietosuoja
Koulutustapahtumien henkilörekisterin tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä
Rovaniemen kaupunki
Rovaniemen kaupunginkirjasto / Alueellinen kehittämistehtävä
Jorma Eton tie 6
96100 Rovaniemi
Rekisterin vastuuhenkilö
Nina Sipola, kirjastonjohtaja nina.sipola(at)rovaniemi.fi Puh. 016-3221 (vaihde)
Rekisterin yhteyshenkilö
Leena Kinnunen, erikoiskirjastonhoitaja leena.kinnunen(at)rovaniemi.fi Puh. 016-3221 (vaihde)
Organisaation nimittämä tietosuojavastaava
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste
| Rekisteröidyt | Käsittelyn tarkoitus | Käsittelyn peruste |
| Koulutustapahtumien osallistujat | Tietoja käytetään tapahtuman järjestämisessä sekä siihen liittyvään tiedottamiseen. Tietoja voidaan käyttää tulevista tapahtumista tiedottamiseen. | sopimus, oikeutettu etu, suostumus |
| Koulutustapahtumien luennoitsijat ja esiintyjät | Tietoja käytetään tapahtumaan liittyvään yhteydenpitoon sekä palkkioiden ja kulukorvausten maksamiseen. | Esiintymissopimus, palkkionmaksu |
Rekisterien tietosisältö
Koulutustapahtumiin liittyvistä henkilöistä voidaan tallentaa seuraavanlaisia tietoja tai tietoryhmiä:
| Nimi (yksilöinti, yhteydenpito) | Organisaatio (osallistumis-oikeus, tilastointi) | Puhelinnumero ja sähköposti (yhteydenpito, palkkionmaksu/ laskutus) | Hetu tai Y-tunnus (palkkion-maksu) | Maksu-yhteystiedot (palkkionmaksu) | |
| Osallistujat | x | x | x | ||
| Luennoitsijat, esiintyjät | x | x | x | x | x |
Säännönmukaiset tietolähteet ja tietojen säilytysajat
| Rekisteröidyt | Säännönmukaiset tietolähteet | Säilytysaika |
| Koulutustapahtumien osallistujat | Osallistujat ilmoittavat itse yhteystietonsa ilmoittautumisen yhteydessä. | Koulutusten osanottajaluettelot ja tapahtumiin liittyvät tiedot säilytetään 2 vuotta |
| Koulutustapahtumien luennoitsijat ja esiintyjät | Ilmoittavat itse tietonsa. | Laskutustiedot säilytetään kirjanpitolain vaatiman ajan. |
Tietojen vastaanottajat
Tietoja käsittelevät alueellisen kehittämistehtävän koulutusten järjestämisestä vastaavat henkilöt ja tarvittaessa kouluttajat. Tiedot osallistujista (nimi, organisaatio) tulostetaan koulutuksessa kiertävään osallistujalistaan tai nimikyltteihin. Koulutustapahtumaan osallistuneiden yhteystietoja ei luovuteta ulkopuolisille.
Tietojen siirto EU tai ETA ulkopuolelle/ kolmansiin maihin
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteröityjä koskevia tietoja käsittelevillä työntekijöillä on lakisääteinen vaitiolovelvollisuus. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelussuhteen päättymisen jälkeenkin.
Rekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan asianmukaisin teknisin ja organisaation sisäisin toimenpitein.
Manuaaliset tiedot säilytetään tiedot vastaanottaneessa kirjastossa lukituissa tiloissa.
Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö.
Jokainen käyttäjä hyväksyy Tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.
Rekisteröidyn oikeudet
Pyyntö tulee tehdä kirjallisena rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. Ohje ja lomakkeet eri pyyntöjen tekemiseen löytyvät Rovaniemen kaupungin sivulta https://www.rovaniemi.fi/Palvelut/Tietopyynnot/
Oikeus saada pääsy tietoihin ja oikeus tietojen oikaisemiseen
Sinulla on oikeus tarkistaa sinusta tallentamamme henkilötiedot. Mikäli havaitset tiedoissasi virheellisyyksiä tai puutteita, voit pyytää meitä korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
Oikeus tulla unohdetuksi ja oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Mikäli koet, että sinua koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen tehtäviemme kannalta, sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Käsittelemme pyyntösi, jonka jälkeen joko poistamme tietosi tai ilmoitamme sinulle perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Mikäli olet eri mieltä ratkaisustamme, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Sinulla on myös oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä
Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietojasi.
Valitusoikeus
Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (http://www.tietosuoja.fi/), jos koet, että henkilötietojasi käsitellessämme rikomme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojaseloste on päivitetty 25.8.2022