Toimintakertomus 2018

Rovaniemen kaupunginkirjasto –

Alueellinen kehittämistehtävä

Tavoitteet                

 

Rovaniemen kaupunginkirjaston alueellisen kehittämistehtävän ensimmäisenä toimintavuonna 2018 tavoitteena oli hakea toiminnan muotoja, vastata akuutteihin ongelmiin sekä laatia pidemmän aikavälin suunnitelmia.

Toiminnan suunnittelun perustana olivat laissa annettujen tehtävien lisäksi aiemmin laadittu Lapin kirjastojen strategia vuosille 2017-2020 sekä  vuonna 2017 Lapin yleisten kirjastojen henkilökunnalle tehty osaamiskartoitus.

Kyseisen strategian kolme tavoitetta olivat ”Jokainen lappilainen lukee”, ”Osaamme enemmän, jaamme osaamista” ja ”Teemme yhdessä”. Osaamiskartoituksessa oli noussut esille mm. seuraavia kehittämiskohteita:

  • Oman toiminta-alueen, toimintaympäristön ja sen erityispiirteiden tuntemus, paikallistuntemus
  • Työn, töiden suunnittelu ja järjestely, toiminnan organisointi
  • Oman työyhteisön tai tiimin toiminnan kehittäminen
  • E-aineistojen käytön hallinta ja opastus, mediataitojen opastus ryhmille

Toiminnan lähtökohtana oli toteuttaa käytännössä strategian tavoitteita sekä painottaa osaamisen kehittämisessä osaamiskartoituksesta esille nostettuja kohteita.

Resurssit

Alueellista kehittämistehtävää nimettiin hoitamaan Rovaniemen kaupunginkirjaston erikoiskirjastonhoitaja Leena Kinnunen 70 % työajalla. Hänen tehtäviinsä kuuluivat kehittämistehtävän koordinointi ja alueellisten koulutusten järjestäminen sekä yhteistyön ja vuoropuhelun kehittäminen Lapin kirjastojen välillä. Kinnunen oli ennen alueellista kehittämistehtävän vastuuta toiminut Lapin kirjasto-kimpan johtoryhmän sihteerinä sekä yhteyshenkilönä sekä hoitanut kirjastojärjestelmään sekä verkkokirjastoon liittyviä hankkeita. Nämä säilyivät myös toimenkuvassa.

Kehittämistehtävään liittyviä tehtäviä nimettiin myös muille Rovaniemen kaupunginkirjaston työntekijöille. Kaikkiaan henkilötyövuosia kehittämistehtävään sijoitettiin 1,8 htv. Muiden tehtävään nimettyjen henkilöiden vastuulle kuuluivat alueellinen yhteistyö, tilastointi, asiakaskyselyt, palvelujen laskutus, kaukolainojen antolainaus ja aineistokuljetusten organisointi, e-aineistojen hallinta ja tiedottaminen.

Avustusta haettiin palkkakulujen lisäksi koulutusten järjestämiseen, kahteen verkkokoulutukseen, yhteen koulutuspäivään sekä alueelle jalkautuviin koulutuksiin. Näiden lisäksi avustusta haettiin kaukolainojen antolainaukseen sekä muihin toimintakuluihin.

Lapin kirjaston strategian mukaisesti oli aiemmin perustettu työryhmiä, joiden tehtävänä oli toimia omien erikoisalojensa osaaja-, kehittämis- ja vertaisverkostona. Kehittämistehtävään kuuluvana toimintana haettiin avustusta näiden työryhmien tapaamisten järjestämiseen.

Loppuvuodesta 2018 päätettiin perustaa kehittämistehtävän työryhmä, jonka tehtävänä oli osallistua koulutusten suunnitteluun ynnä muuhun kehittämisen suunnitteluun yhdessä kehittämistehtävää hoitavien henkilöiden kanssa. Tavoitteena on laatia kehittämistehtävän hoitoon pidemmän tähtäimen suunnitelma, jossa tehtävän tavoitteita avattaisiin konkreettisemmin sekä mahdollisesti otettaisiin käyttöön toiminnan vaikutusta kuvaavia mittareita. Työryhmään ilmoittautui jäseniä useista kirjastoista.

Saatuun avustukseen jouduttiin loppuvuodesta hakemaan käyttötarkoituksen muutosta, kun selvisi, että koulutuksiin sekä alueellisten työryhmien toimintaan varattuja resursseja ei tulla käyttämään täysimääräisenä. Hakemusta tehdessä ei myöskään ollut tiedossa, että alueellista kehittämistehtävää hoitaville koordinaattoreille, koulutusvastaaville ja kirjastojen johtajille tullaan järjestämään säännöllisiä tapaamisia, eikä niitä varten siten oltu varattu budjettiin matkakuluja.

 

Toiminta

Koulutukset

Vuoden 2018 aikana alueellisen kehittämistehtävän puitteissa järjestettiin kaksi kokopäivän koulusta Rovaniemellä:

25.4.2018 Tiedonhaun ja –lähteiden päivityskoulutus, kouluttaja Kai Halttunen

13.9.2018 Asiakkaasta kumppaniksi, useita esiintyjiä. Koulutuksen teemana oli asiakkaiden osallistaminen ja yhteistyö kolmansien osapuolten kanssa.

Kehittämistehtävän hoitaja vastasi myös Lapin yleisille kirjastoille 8.5.2018 järjestetystä Tulevaisuuden näkeminen ja tulevaisuuden tekeminen –koulutuksesta, joka rahoitettiin erillisestä hankkeesta.

Verkkokoulutuksena järjestettiin itsensä johtamisen koulutus Työn tuunaaminen ja Aika & fokus 8.11.2018 – 31.1.2019 (koulutusalusta auki 30.3.2019 saakka). Koulutuksen toteutti Työterveyslaitos.

Verkkokoulutuksesta pyydettiin tarjousta Työterveyslaitokselta ja Markkinointi-instituutista sekä kartoitettiin myös muita koulutuksen järjestäjiä. Työterveyslaitos valikoitui koulutuksen järjestäjäksi hinnan ja tarjotun koulutussisällön perusteella. Muiden koulutusten puhujat ja kouluttajat valittiin soveltuvuuden sekä kouluttajien referenssien perusteella.

Koulutuksissa oli yhteensä 94 osallistujaa. Kunnittain vuoden aikana koulutuksiin osallistuneiden määrä vaihteli 1 – 38 välillä. Neljästä kirjastosta ei osallistuttu vuoden aikana yhteenkään alueellisen kehittämistehtävän rahoituksella järjestettyyn koulutuksen.

Yhteistyö ja verkostoituminen Lapissa

Vuosittainen Lapin kirjastopäivä järjestettiin Kemissä 15.2.2018 ja siihen osallistui 16 kunnasta 45 työntekijää. Kirjastopäivän tavoite on verkostoitua ja nostaa esille alueella toteutettuja hankkeita, joita esiteltiin päivän aikana. Lisäksi oli puheenvuoro Oulussa toteutetusta asiakaskyselyistä.

Lapin kirjastojen viikkopalaverin nimellä pidettiin yhteensä 18 verkkopalaveria. Tilaisuudet olivat avoimia kirjastojen henkilökunnalle ja niissä käsiteltiin mm. kirjastojen kuulumisia, tulevia koulutuksia, ajankohtaisia asioita sekä vastattiin tulleisiin kysymyksiin. Osallistujilla oli myös mahdollista esittää kysymyksiä ja antaa kommentteja haluamistaan aiheista.

Verkkotapaamiset tallennettiin ja tallenteita katsottiin vuoden 2018 aikana 967 kertaa. Tilaisuudet järjestettiin aluksi Skype for business –ohjelmalla, toukokuusta eteenpäin Adobe Connect Pro –ohjelmalla. Kyseinen ohjelma sekä kokousten striimaamiseen tarvittavat välineet hankittiin alkuvuodesta kehittämistehtävän rahoituksella.

Jokaisesta verkkopalaverista lähetettiin kirjastojen johtajille ja henkilökunnalle myös Lapin kirjaston viikkotiedote, johon koottiin verkkopalaverissa esillä olleet asiat.

Alueellisten työryhmien toiminta ei käynnistynyt toivotulla tavalla vielä vuoden 2018 aikana. Työryhmien tehtävät eivät olleet selkeitä, työryhmien vetäjissä sekä jäsenissä tapahtui vaihtoja.

 

Vierailut alueen kirjastoissa

Kehittämistehtävästä vastaava erikoiskirjastonhoitaja vieraili vuoden aikana 9 alueen kirjastossa. Vierailut olivat merkittäviä kehittämistehtävän hoidolle, jotta alueen kuulumiset, käytännöt, toiveet ja tarpeet pystytään ottamaan huomioon koulutuksia ja kehittämistä suunnitellessa.

Vierailut toteutettiin marras-joulukuun aikana. Vierailuissa käytyihin keskusteluihin osallistui kunkin kirjaston koko henkilökunta mahdollisuuksien mukaan. Vierailuista tehdyt raportit ovat tai tulevat nähtäville Lapin alueellisen kehittämistehtävän tiedottamista varten perustetulla verkkosivulla http://kirjastojenlappi.fi.

 

Verkostoituminen valtakunnallisesti

Sekä kirjastotoimenjohtaja että alueellisesta kehittämistehtävästä vastaava erikoiskirjastonhoitaja osallistuivat aktiivisesti kehittämistehtävää hoitavien kirjastojen sekä ministeriön ja aluehallintovirastojen edustajien kanssa järjestettyihin tapaamisiin. Yhteyttä pidetään lisäksi sähköpostilla, somessa sekä yhteisellä verkkoalustalla.

 

Arviointi

Lapin yleiset kirjastot siirtyivät koko Lapin kattavaan kirjastojärjestelmään vuoden 2017 aikana. Laajentumista valmisteltiin jo vuodesta 2010 lähtien erilaisissa hankkeissa ja varsinaisesti 2015 lähtien järjestelmänvaihdon valmistelussa. Näiden hankkeiden puitteissa aloitettiin esimerkiksi säännölliset verkkotapaamiset sekä luotiin yhteistyöryhmiä ja päivitettiin kimpan hallintamalli. Kimpan laajeneminen lähensi kirjastojen henkilökuntaa ja lisäsi yhteistyötä kirjastojen kesken, mikä tuli esille kesällä 2018 tehdyssä kyselyssä.

Rovaniemen kaupunginkirjaston alueellisen kehittämistehtävän alue säilyi siis samana, joka se oli ollut aiemman maakuntakirjaston aikaan. Tehtävään nimetty henkilö oli myös aiemmin toiminut alueen kirjastojen yhteyshenkilönä kimppatasolla. Tästä oli etuna, että toiminta-alue ja toimijat olivat tuttuja ja yhteisöllä oli jo olemassa olevat toimintatavat ja yhteistyön muodot.

Verrattuna uusiin, eri pojalta muodostettuihin kehittämiskirjastojen alueisiin Lapissa ei suoranaisesti jouduttu kehittämään yhteistyötä ja toimintatapoja nollasta. Käytänteiden ja toimintamuotojen kriittinen ja uudesta kulmasta tehty arviointi olisi kuitenkin hyvä toteuttaa aika ajoin.

Kehittämistehtävän vastaavan vierailuja kuntien kirjastoihin ja keskusteluja henkilökunnan kanssa pidettiin tärkeänä ja niistä oli suuri hyöty myös kehittämistehtävän hoidolle.

Alkuvuoden aikana kehittämistehtävän hoitaja ei pystynyt paneutumaan täysipainoisesti kehittämistehtävän hoitoon muiden vastuiden vuoksi, sillä tuolloin tehtiin kirjastojärjestelmän päivitys sekä otettiin käyttöön uusi verkkokirjasto. Kehittämistehtävän vastaava oli kyseisissä toimissa vahvasti mukana, mikä toisaalta myös tuki alueen kehittämistä ja yhteistoimintaa.

Jatkossa kehittämistehtävän hoitoon on syytä varata enemmän henkilöstöresursseja. Kehittämistehtävä on tällä hetkellä vahvasti henkilöitynyt siitä vastaavaan erikoiskirjastonhoitajaan, mutta tavoite olisi, että kehittämistehtävän hoito olisi osa Rovaniemen kaupunginkirjaston yhteisesti hoidettavia tehtäviä.

Vuosille 2019-2020 suunniteltuun OKM:n rahoittamaan kirjastohenkilöstön digitaitojen osaamisen tasoa nostavaan hankkeeseen on palkattava täysiaikainen työntekijä, jotta hanke saadaan toteutettua menestyksellisesti.

 

 

AKE Lappi toimintakertomus 2018