Kokouksen aluksi puheenjohtaja Nina Sipola kertasi Lapin kirjaston historiaa ja kehitystä, sekä miten kimppana on voitu tarjota asiakkaille hyviä palveluita, saavutettavuutta sekä helposti saatava kokoelma. Lapin kirjasto näyttäytyy myös valtakunnallisesti yhtenäisenä ja toimivana alueena. Nina korosti, että vaikka asiat ovat nyt hyvin, emme voi lakata pohtimasta, miten palveluja voi edelleen parantaa. Johtoryhmän yhteistyö- ja kehittämistahdosta kertoo se, että johtoryhmä halusi palata koko päivän kokouksiin etäkokousten rinnalla, koska vain vuorovaikutuksen kautta keskinäinen ymmärrys voi kehittyä ja voidaan löytää uusia asioita.
Kirjastonjohtajien, Rovaniemen asiakaspalvelupäälliköiden sekä AKE-toimijoiden esittäytyminen
Kokouksen aluksi käytiin esittäytymiskierros.
Lapin kirjaston johtoryhmään kuuluvat seuraavat johtajat:
Tuija Guttorm (Utsjoki)
Tiina Heinänen (Sompion kirjasto: Sodankylä, Savukoski, Pelkosenniemi)
Tarja Hooli (Tornio)
Virva Jakkula (Posio)
Tiina Kallio (Salla)
Jonne Kauppi (Simo)
Katri Kela (Keminmaa)
Heli Kolehmainen (Enontekiö)
Hanna Laitinen (Tornionlaakso)
Paula Löppönen (Muonio)
Noora Mustajoki (Kittilä)
Kati Pyhtilä (Tervola)
Päivi Remes (Kemi)
Vesa Sarajärvi (Ranua)
Kyösti Satokangas (Kolari)
Nina Sipola (Rovaniemi)
Marja-Leena Vaarala (Kemijärvi)
Virpi Veskoniemi (Inari)
Rovaniemen asiakaspalvelupäälliköt ja vastuualueet:
Helena Kokko : lukemisen edistämisen vastuualue lapsista aikuisiin ja ikäihmisiin.
Marko Niemelä: tapahtumat ja osallisuus.
Esko Nousiainen : lähikirjastot ja hakeutuvat kirjastopalvelut vastuualueena.
Pasi Rantanen : asiakaskokemus, joka kattaa fyysiset ja verkkotilat, laitteet, turvallisuus. Pasi hoitaa lisäksi Lapin kirjastolle tilastointiasioita ja asiakaskyselyjä.
AKE Lapin tiimi ja työajasta AKE-tehtävän osuus: Leena Kinnunen 80% (hallinto, viestintä), Kristiina Hoikka 80% (koulutussuunnittelu), Nina Sipola 20% (toiminnan johtaminen, valtakunnallinen yhteistyö) ja Sanna Haakana 20% (LaNu-työ).
Saamelaiskirjaston toimintasuunnitelma 2024
Tiina Mäntylä ja Karoliina Harvala kertoivat Saamelaiskirjaston toimintasuunnitelmasta vuodelle 2024. Saamenkielisen kirjaston erikoistehtävä on myönnetty Rovaniemelle 1990 ja toiminta on 100% Opetus- ja kulttuuriministeriön rahoittamaa. Tehtävänä on kirjastotyön keinoin edistää saamelaiskulttuuria sekä yhteistyötä saamelaisalueen kirjastojen kanssa. Saamelaiskirjastolle on osoitettu 2 henkilötyövuotta. Asiakastyytyväisyyskysely vuodelta 2022 ohjaa ja vaikuttaa 2024 painopisteisiin, joita ovat lasten- ja nuorten lukutaitotyö. Näissä ideana on kehittää saamenkielistä lanu-lukutaitotyötä sekä Lapissa että muualla Suomessa. Valtakunnallisessa yhteistyössä haetaan yhteyttä saamelaisiin, jotka asuvat saamelaisalueen ulkopuolella.
Uutena tulee pohjoissaamenkielinen Finna ja YSO saamenkielten digitaalisten palvelujen hankkeen tuotoksena (Kansalliskirjasto). Inarin- ja koltansaamen käännökset ovat suunnitelmissa seuraavaksi.
Saamelaiskirjaston tehtäviin kuuluu verkkopalvelujen, esim. Lohkandiploma ja Virtuálafierbmi päivittäminen. Vuosittain tehdään matkoja kotimaassa sekä Ruotsiin ja Norjaan, lisäksi on tulossa Saamelaisalueen kierros. Tapahtumista tulossa vakinainen tapahtumakonsepti Rovaniemelle.
Rekkutyöryhmän kuulumiset
Esko Nousiainen kertoi rekkutyöryhmän kuulumisia. Ryhmän tehtävä on tutkia
rekkukuljetuksia ja niiden mahdollista uudelleen järjestelyä. Työryhmään kuuluvat
Rovaniemeltä Rekku-keskuksen vastaava Soile Arkivuo ja vastaava asiakaspalvelupäällikkö
Esko Nousiainen sekä Lapista Tuija Guttorm Utsjoelta, Jonne Kauppi Simosta ja Noora
Mustajoki Kittilästä.
Selvitysryhmässä lähdettiin liikkeelle nykytilan kartoituksella, mikä tarkoitti nouto- ja tuontiaikataulujen sekä yhteyshenkilötietojen selvitystä. Samalla kartoitettiin Lapin kirjastojen tarpeet ja toiveet. Lisäksi nousi tarve kirkastaa toimintaohjeistus ja yhteyshenkilöt, keneen ollaan yhteydessä epäselvissä tilanteissa, kuten jos kuljetusta ei noudeta, kuljetuksen nouto pitää perua tai noutamaton kuljetus tulee reklamoida. Näiden lisäksi selvitettäväksi tuli myös käytössä olevien rekkulaatikoiden määrä.
Saatujen tietojen perusteella suurin osa noutopäivistä oli paikkansapitäviä. Posti näyttää tuovan rekkuja joka päivä kirjastoihin, vaikka aikataulussa ei olisi merkittynä nouto- ja tuontipäivää. Ylimääräiset tuontipäivät eivät kuitenkaan haittaa kirjastoja, koska asiakkaat saavat aineistot näin nopeammin ja purkamiseen liittyvä työ tasaantuu useammille päiville. Toiveet nouto- ja tuontipäivien muuttamisesta on otettu ylös ja selvitysryhmä jatkaa asioiden työstämistä.
Yhteyshenkilöt ja toimintatavat poikkeavissa tilanteissa aiheuttavat epätietoisuutta. Ohje on, että kuljetuksen perumisesta, ei noudetun kuljetuksen ilmoittamisesta ja ei noudetun kuljetuksen aiheutuneiden kulujen reklamoinnista vastaa tilannut kirjasto itse, ei Rovaniemen rekkukeskus. Kuljetuksiin liittyvissä epäselvissä tilanteissa kirjastojen on oltava yhteydessä paikalliseen jakelukeskukseen. Laskutukseen liittyvissä epäselvyyksissä tai reklamointitapauksissa kirjastojen on oltava yhteydessä Postin yhteyshenkilöön.
Rovaniemen rekkukeskuksen puhelinnumero on ollut myös Rovaniemen Kirjat kotiin -palvelun käytössä, mistä on aiheutunut epäselvyyttä. Tämän vuoksi rekkukeskukselle tullaan hankkimaan oma oma puhelinnumero ja mahdollisesti oma sähköpostiosoite.
Rekkuryhmä lähettää päivitetyt yhteyshenkilötiedot kirjastoille. Kirjastot saavat myös ohjeet, missä tapauksissa yhteyttä otetaan Rovaniemen rekkukeskuseen ja missä tapauksessa yhteys tulisi ottaa suoraan Postiin.
Rekkukuljetusten selvitysryhmä muistuttaa myös käytännön asioista:
- Oheislukemistot kulkevat omissa laatikoissaan, niitä ei tule lähettää yksittäin muun rekkuaineiston mukana.
- Rekun kautta kulkee aineisto myös Oulun alueen kirjastoihin (sis. tieteelliset kirjastot) sekä Lapin AMK ja Yliopiston kirjastot.
- Kuljetuskuittien asetteluun toivotaan kiinnitettävän huomiota. Kuitti tulisi asettaa aineistoon, esim kirjan väliin, siten, että siitä on selkeästi näkyvissä aineiston määränpää. Se sujuvoittaa ja nopeuttaa aineiston käsittelyä rekkukeskuksessa huomattavasti. Koha-tuki selvittää kuljetuskuitin pidentämistä, jotta se pysyisi paremmin näkyvillä aineistossa.
- Muistutuksena, että yhden kuljetuksen max. kollimäärä on 9 laatikkoa.
- Jos muutoksia kuljetusaikoihin tehdään, asiasta on tiedotettava asiakkaille riittävän ajoissa.
Rovaniemen panostus Rekku-keskukseen on melko iso, koska sinne on sijoitettu kaksi vakituista sekä joukko avustavia henkilöitä. Vierailut ja tutustumiset Rekku-keskuksen toimintaan ovat toivottuja, jotta alueella olisi käsitys, miten kuljetukset toimivat.
Seuraavaksi työryhmä ryhtyy laskemaan millaisia kustannussäästöjä saadaan, jos kuljetuksia lähtisi Rovaniemeltä harvemmin.
Valtakunnallinen e-kirjasto
Pohjoisesen eKirjaston vastuuhenkilönä ja yhteyshenkilönä Lapin suuntaan toimii erikoiskirjastonhoitaja Liisa Tastula, työparinaan Esko Nousiainen.
Pohjoisen eKirjasto kattaa Lapin, Pohjois-Pohjanmaan ja Kainuun. Nykyinen sopimus on voimassa 2026 saa ja koskee 59 kuntaa. Palvelun kustannukset jaetaan asukasluvun mukaan.
Kuluvana vuonna e-aineistoja on lainattu reilu miljoona kertaa, mikä tarkoittaa, että syyskuuhun mennessä palvelua on käytetty enemmän kuin koko viime vuonna.
Kasvua on ollut seuraavissa aineistoissa: kirjapalvelut (erityisesti äänikirjat), ePress (huomioitava korona-aika alkuvuodesta 2022), Medici. Lisää markkinointia kaipaavat: PressReader, Rockway, OverDriven venäjänkielinen kokoelma.
Elokuvapalvelu Cineast tulee korvaamaan Viddlan. Kuten Viddlan, myös Cineastin hinta perustuu katselukertoihin. Palvelu on pitkälti samantyyppinen kuin Viddla, toki sisältö tulee olemaan Viddlaa suurempi.
E-aineistojen laskutus hoidetaan suoraan palveluntarjoajalta tai Oulusta/Rovaniemeltä,
Kuntien yhteisen e-kirjaston avauspäiväksi on ilmoitettu 25.4.2024, ja palvelua tulee ylläpitämään Kansalliskirjasto kirjastoammatillisen työn säilyessä kunnissa työryhmätyöskentelyn kautta.
Palvelu tulee näyttäytymään kunnankirjaston palveluna, ja käyttö edellyttää, että käyttäjän asuinkunta on liittynyt e-kirjastoon. Erillisen kirjastotunnuksen hankkiminen edellyttää vahvaa tunnistautumista, ja ajatus on, että palvelujen käyttöön riittää yksi kirjautuminen. Palvelu on aluksi käytettävissä mobiililaitteella, jatkossa luvataan verkkokäyttö.
Huhtikuussa palvelussa tulee olemaan e-kirjoja, e-äänikirjoja ja e-lehtien digitaalisia näköisversioita. Muut tarjottavat palvelut kuntien tulee hankkia itse.
Kuntien yhteisen e-kirjaston kustannus on 0,70€ / asukas / vuosi. Jos Lappi liittyy kuntien e-kirjastoon, kehittäminen ja yhteydenpito palveluntarjoajiin siirtyy Kansalliskirjastolle, ja itse joudutaan ylläpitämään ne palvelut, joita kuntien e-kirjasto ei tarjoa. PeK seuraa tiiviisti kuntien yhteisen e-kirjaston etenemistä.
Lukutaitoyhteistyön Inarin-malli -hankkeen jatkohanke Lapin kirjastolle
Lapin kirjastojen johtoryhmä asetti hankkeen valmisteluun avuksi työryhmän, johon
kuuluvat Uni Ojuva, Josefiina Marola, Helena Kokko ja Virpi Veskoniemi sekä hanketta suunnitelleet Anna Roos ja Reija Portti.
Aiesopimusta muokattiin johtoryhmän kommenttien perusteella, ja nyt aiesopimus on johtoryhmällä hyväksyttävänä. Hankkeeseen tarvitaan myös kirjaston ja varhaiskasvatuksen välinen yhteistyösopimus. Hankkeen omarahoitusosuudeksi hyväksytään kirjastojen oma työ sekä hankkeeseen osallistuvan varhaiskasvatuksen henkilöstön osallistumiset. Kirjastojen täytyy kuitenkin pitää kirjanpitoa sekä tehdyistä työtunneista että maksetuista palkoista, mutta omaa kustannuspaikkaa ei tarvitse hankkeelle perustaa.
Inarin nykyiset hanketyöntekijät Anna Roos ja Reija Portti ovat toteuttaneet kirjastojen johtajille ja työntekijöille hankeinfot 23.10 ja to 26.10 sekä varhaiskasvatuksen hankeinfon 24.10 ja to 26.10.
Lapin lukudiplomi
Rovaniemellä on valmisteilla lukudiplomi ala- ja yläkouluille, mahdollisesti myöhemmin eskareille / päiväkodeille ja toiselle asteella. Lukudiplomin kirjalistat linkittyvät eri luokka-asteiden opetussuunnitelmiin. Johtoryhmä päätti ottaa Rovaniemellä valmistuvat lukudiplomit käyttöön Lapissa. Diplomien päivittäminen annettiin alueellisen lanu-ryhmän tehtäväksi. Diplomi ja kirjat olisi hyvä olla näkyvillä kirjastoissa. Halutessaan kirjastot voivat edelleen käyttää myös omia lukudiplomejaan.
Lanu-ryhmä selvittää myös ilmaisen Qrid-alustan käyttöä, joka on esimerkiksi Rovaniemellä kouluilla käytössä, joten sen hyödyntäminen voisi olla Rovaniemellä luontevaa. Qrid-alustassa on opettajan ja oppilaan näkymät, ja oppilas voi merkitä suoraan Gridiin lukemiaan kirjoja.
AKE Lapin toimintasuunnitelma 2024
AKE Lappi tulee jatkamaan pääosin nykyisin käytössä olevilla toiminnoilla. Kirjastokaveritoiminnassa haetaan uudet parit, ja kavereita tullaan käyttämään tulevan Lapin kirjaston strategian tai vision valmistelussa. AKE jatkaa aluekierrosta ja tarjoaa kirjastoille osaamiskeskusteluja osana vierailuja tai erikseen toteutettuna.
Päiväkahvit ja niiden tallennukset ovat hyvä toimintamuoto. Lähikoulututuksia järjestetään saman verran kuin aiemmin, mutta koulutusten ajoittamiseen on kiinnitettävä tarkempi huomio. Lähipäivien toivotaan sisältävän konkreettista tekemistä ja toteutusta myös muualla kuin Rovaniemellä.
Lapin kirjaston viestintä
Viestintäryhmään kuuluvat Noora Mustajoki, Leena Kinnunen, Heli Kolehmainen ja Kyösti Satokangas. Ryhmä on pohtinut tehtäväänsä: onko tarve yhteiselle viestinnälle sisäisesti vai ulkoisesti. Onko tarvetta ulkoisille viestintämateriaaleille, somepohjille tai markkinointikampanjalle? Yksi sisäisen viestinnän keino olisi Lapin kirjaston henkilökuntakartta kirjastojenlappi.fi:hin, joka kertoisi mitä tehdään ja ketkä tekevät. Tarvetta olisi myös saada esite toiminnan kärjistä, mikä helpottaisi Lapin kirjaston viestintää päättäjille ja kirjastojen ulkopuolisille tahoille, myös asiakkaiden suuntaan.
Johtoryhmän työpajassa nousi esille Lapin kirjaston tarinan kokoaminen: mitä on tehty ja miksi olemme tässä pisteessä ja mihin tästä ponnistetaan eteenpäin. Tähän voisi käyttää muutama vuosi sitten aloitettua mutta kesken jäänyttä historiikkia.
Yksi ryhmän mahdollinen tehtävä voisi olla myös koota ja selkeyttää kimpan visuaalisia ohjeita ja brändejä.
Lapin kirjaston strategian toteuttaminen vuonna 2024
Strategian toteutumista tarkastelevia keskusteluja käytiin Topaasia-pelialustalla yhteensä 14 kertaa, ja osallistujia on ollut arviolta 45 – 50 henkeä eri kirjastoista Lapista. Keskustelujen tavoite oli löytää Lapin kirjaston strategian keskeisiä kehittämiskohteita vuodelle 2024. Nämä tavoitteet ovat osaltaan ohjaamassa AKE:n tulevan vuoden toimintaa. Kirjastojen toivotaan valitsevan näistä myös itselleen kehittämiskohteet tulevalle vuodelle.
Johtoryhmän työpajassa 1.11. keskusteltiin Lapin kirjaston vahvuudesta ja tarinasta, joka jatkuu. Strategian eri osa-alueiden kehittämiskohteiksi työpajassa nousivat mm. sidosryhmäyhteistyö, demokratiatyö, uudet tilat ja uudenlainen toiminta, tulevaisuuden osaamistarpeisiin vastaaminen, tekoälyn vaikutus Lapin kirjastoon, moninaiset tehtävänkuvat, riittävä osaaminen, itsearvostus ja vahvuudet.
Kolmen vuoden strategian toteutuksen jälkeen olisi tarpeen tehdä myös arvioita kuluneista vuosista. Seuraavaa strategiaa mietittäessä olisi puolestaan tarpeen tiivistää ja keskittyneemmin valita vähemmän pääkohtia. Toisaalta strategia on tuntunut kompaktilta, mistä voi ottaa omaan kirjastoon kehittämiskohteita. Työkirjassa on tilaa arvioinnille, ja siihen olisi hyvä miettiä sekä kirjastokohtaisesti että miten yleisesti toteutin strategiaa.
AKE Lappi kokoaa eri keskustelujen annit yhteen ja näistä valitaan AKE:n seuraavan vuoden toiminnalle kehittämisen kärjet.
Hankkeiden suunnittelu
Yhteinen hanke tulossa Inarista varhaiskasvatukseen liittyen.
Rovaniemeltä tulossa Vaaranlammen monitoimitaloon liittyen eri toimijoiden yhteisten käytäntöjen suunnittelu.
Muoniosta tulossa toisen asteen lukutaitohanke. Rovaniemellä käynnissä toisen asteen hanke, missä Kittilä on mukana.
Työryhmien jäsenet
Lapin kirjaston työryhmät 2023 jäsenineen löytyvät Kirjastojenlappi.fi-sivulta. Päätettiin, että ryhmät ovat autonomisia yksiköitä, jotka valitsevat keskuudestaan vetäjän ja ryhmien jäsenten koordinoinnin. Ryhmän työ tulisi jakaa myös alueen kirjastojen tietoon.
RFID-tekniikan käyttöönoton mahdollisuudet Lapissa
RFID (radio frequency identification) tarkoittaa radiotaajuista etätunnistusta, jota käytetään tiedon etälukuun ja -tallentamiseen käyttäen RFID-tunnisteita eli tägejä, jotka liimataan niteisiin. RFID:llä voidaan toteuttaa esimerkiksi lainojen massaluku asiakaspalvelussa, erilaisia aineistojen paikantamiseen liittyviä palveluja tai esim. rekkukuljetusten organisointia tai muuta automaattista aineistonkäsittelyä.
Periaatteessa RFID-tekniikan käyttöönotto on kannatettavaa, ja suurin hyöty saataisiin, jos tekniikka otettaisiin käyttöön kaikissa Lapin kirjastoissa käyttöön. RFID-tägin kappalehinta on tällä hetkellä arviolta 0,13 euroa (sis.alv.), joten pelkästään nykyisen koko Lapin kirjaston aineiston tägit maksaisivat arviolta 215.000€. RFID:n käyttöönotossa aineisto on tägitettävä halutuilta osin, mutta tämän jälkeen uuden aineiston tarroitukseen on käytettävissä erillisiä tulostimia, jossa RFID-tägi on mukana.
Johtoryhmä jatkaa keskustelua RFID-tekniikan käyttöönoton mahdollisuuksista Lapissa.
Lapin kirjaston johtoryhmän keskusteluhetket verkossa
Johtoryhmä järjestää keskusteluhetkiä verkossa varsinaisten kokousten lisäksi verkossa.
Johtoryhmän keskusteluhetket ja vetäjät ovat 7.12. / Nina, 18.1. / Noora, molemmat kello 13.30 – 14.30.
TNO-työryhmän jäsenet
Keski-Lapin TNO (Tieto, neuvonta ja ohjaus) -alueryhmän toiminta perustuu erityisesti Lapin TNO-strategiaan, Lapin jatkuvan oppimisen strategiaan, Lapissa toteutettavaan tieto-, neuvonta- ja ohjaustoimintaan sekä valtakunnallisiin elinikäisen ohjauksen linjauksiin. Keski-Lappiin kuuluvat Rovaniemi, Ranua, Posio. Lapin TNO-strategia on alueryhmän toimintaa ohjaava suunnannäyttäjä kehitettäessä seutukuntien toimintaa. Osa alueryhmän jäsenistä kuuluu yhteistyöryhmiin, jolloin maakunnan yhteisten TNO-palvelujen verkostoyhteistyöhön perustuva kehittämistyö jatkuu. Toimintaa organisoi ELY-keskus (Lapin ELO – Elinikäisen oppimisen ja ohjauksen yhteistyöryhmä), ja alueryhmiä on eri puolilla Lappia. Elinikäinen ohjaus – ely – ELY-keskus Keski-Lapin alueryhmä kokoontuu kerran lukukaudessa, ja siinä ovat mukana Lapin korkeakoulut, Redu, Lapin kesäyliopisto ja lukio/pk.
Ryhmällä on ollut tapaamisia mm. rekrymessujen yhteydessä, jossa mukana olleiden oppilaitosten edustajien kanssa käytiin keskusteluja siitä, miten oppilaitosyhteistyössä ja työelämälähtöisessä palvelussa kirjasto voisi olla mukana.
Työryhmään nimettiin Virva Jakkula.
Lastenmusiikkifestivaalihanke
Mette Ylikorva / Kattila hakee yhteistyötä kirjastojen kanssa monitaiteellisen lapsille suunnatun festivaalin järjestämiseksi. Tapahtuma olisi kohdennettu erityisesti perheille, joilla ei ole mahdollisuutta lähteä kulttuuritapahtumiin etäämmälle.
Asiakastyytyväisyyskysely
Kirjastojen on arvioitava toimintaansa, ja sitä varten on tehty joka toinen vuosi asiakaskysely. Yhteistä kyselypohjaa voi muokata kunnittain, mistä saa myös kunnittaiset vastaukset. Markkinointi tehdään yhdessä ja kirjastot voivat arpoa palkintoja vastanneiden kesken.
Kyselystä on suomenkielen ja pohjoissaamen käännökset, ja siihen tuotetaan nyt myös koltan- ja inarinsaamenkieliset käännökset.
Lapin kirjastopäivät 2024
Kokous- ja majoitustilojen saatavuusvaikeuksien vuoksi Lapin kirjastopäivät on siirretty Hetasta Leville. Ajankohta on sama 10.-11.4.2024. Isäntäkuntana on Kittilä.
Rovaniemen remontti
Rovaniemen pääkirjasto on remontissa ja väistössä 1.4.2024 eteenpäin vähintään vuoden.
Johtoryhmän seuraava kokous on 15.2. klo 12 – 16 etäkokouksena.
