Toimintakertomus 2019 AKE Lappi
Tavoitteet
Rovaniemen kaupunginkirjaston alueellisen kehittämistehtävän toisen toimintavuoden tavoitteena oli kehittää edelleen Lapin kirjastojen yhteistoimintaa ja vahvistaa alueellista osaajien verkostoa. Osaamisen kehittämisessä tavoite oli jatkaa Lapin kirjaston koulutussuunnitelman 2017 – 2019 mukaisia toimia henkilökunnan osaamisen vahvistamiseksi.
Vuoden 2019 erityisenä tavoitteena oli osallistua vuoden aikana yhteistyöhön eri alueiden ja valtakunnallisen kehittämistehtävän hoitajien kanssa ja olla mukana luomassa vahvaa valtakunnallista kehittämiskirjastojen verkostoa.
Resurssit
Kehittämistehtävään haettiin rahoitusta kaikkiaan 1,8 henkilötyövuoden palkkasummiin.
Alueellista kehittämistehtävää hoiti erikoiskirjastonhoitaja Leena Kinnunen 70 % työajalla. Hänen tehtäviinsä kuuluivat kehittämistehtävän koordinointi ja alueellisten koulutusten järjestäminen sekä yhteistyön ja vuoropuhelun kehittäminen Lapin kirjastojen välillä. AKE-Lapin alue on poikkeuksellinen kehittämiskirjastoalue, koska kaikki Lapin yleiset kirjastot kuuluvat samaan Lapin kirjasto –kimppaan ja näillä on siten runsaasti yhteisiä palveluita, ohjelmia ja aineistoja. Kehittämistehtävän hoitajan toimenkuvaan onkin kuulunut edelleen kimpan johtoryhmän sihteerin ja yhteyshenkilön tehtävät sekä kirjastojärjestelmän ja verkkokirjaston pääkäyttäjän tehtävät, joita erikoiskirjastonhoitaja on hoitanut 30 % työajastaan.
Muita kehittämistehtävään kuuluvia vastuita jaettiin useamman työntekijän kesken. Kirjastotoimenjohtajan vastuulla oli alueellinen ja valtakunnallinen yhteistyö. Tämän lisäksi eri henkilöiden vastuulla oli tilastointi, asiakaskyselyt, palvelujen laskutus, kaukolainojen antolainaus ja aineistokuljetusten organisointi, e-aineistojen hallinta ja siitä tiedottaminen.
Syksyllä 2019 alueellista kehittämistehtävää ohjaamaan päätettiin perustaa ohjausryhmä, johon kuuluvat kaikki Lapin yleisten kirjastojen johtajat. Ohjausryhmä kokoontui 12.11. suunnittelemaan vuoden 2020 toimintaa, tilaisuuden fasilitoijina toimivat Lapin yliopiston Koulutus ja kehittämispalveluiden asiantuntijat. Päivän tuloksena koottiin keskeiset osaamisen kehittämiskohteet sekä visioitiin Lapin yleisten kirjastojen tulevaisuutta.
Tehtävän toteutus
Alueellinen yhteistyö
Etäpalaverit
Lapissa on jo vuodesta 2013 pidetty säännöllisiä verkossa toteutettuja palavereita eri teemoilla. Tapaamiset ovat aina olleet avoimia kaikkien Lapin yleisten kirjastojen henkilökunnalle. Verkkotapaamiset ovat sisältäneet sekä koulutusta erilaisiin ohjelmiin ja palveluihin, tiedotusta että vertaistukea ja –verkostoja. Kehittämistehtävän myötä verkkotapaamisten sisältöjä on muutettu siten, että niissä tiedotetaan erilaisista koulutuksista ja ajankohtaisista asioista Lapissa ja muualla. Lisäksi palaverissa käydään läpi verkkopalveluiden ja järjestelmien ajankohtaiset asiat.
Syksystä 2019 tapaamisiin on myös kutsuttu Lapin AVI:n kirjastotoimen ylitarkastaja, ja hän on kertonut AVI:en kuulumisia ja ajankohtaisia asioita. Lisäksi palavereihin on pyydetty mm. tarpeen mukaan kirjastojärjestelmän kehittäjiä ja muita asiantuntijoita kertomaan kulloinkin ajankohtaisista tai keskustelua herättävistä asioista.
Vuonna 2019 Lapin viikkopalaveri –nimellä järjestettiin 16 tapaamista, jotka toteutettiin Adobe Connect Pro-ohjelmalla ja ne tallennettiin ja jaettiin Lapin kirjastojen henkilökunnalle. Viikkopalaverit on pidetty kirjastojen ns. ”päällekkäisaikana” eli iltapäivisin, jolloin sekä aamu- että iltavuoro ovat paikalla. Kuitenkaan pienissä, yhden tai kahden hengen kirjastoissa ei silti ole aina mahdollista osallistua palaveriin. Tällöin tallenteet ovat ensiarvoisen tärkeitä tiedonvälityksen kanavia, mutta ne eivät korvaa viikoittaisia keskusteluja kollegoiden kanssa.
Palaverien tallenteita katsottiin 887 kertaa, mutta tapaamisten on-line-osallistujien määrää ei tilastoitu. Tallenteiden osallistuja- ja katselumäärät vaihtelevat mm. lomien ja vuodenkierron mukaan. Eniten tallenteita on katsottu palavereista, joissa kerrottiin mm. yhteisen laskutuksen käyttöönotosta, kirjastojärjestelmään liittyvän sähköpostiongelman selvityksestä, hankkeista ja kerrattiin yhteisiä käytäntöjä.
Viikkotiedotteet
Noin kaksi kertaa kuussa henkilökunnalle ja kaikkiin kirjastoihin Lapissa lähetettävässä Lapin kirjaston viikkotiedotteessa on koottuna asiat, joita on käsitelty Lapin kirjaston viikkopalavereissa. Kyselyn mukaan ainakin osassa kirjastoja viikkotiedotteiden sisällöt käydään yhdessä läpi kirjastojen sisäisissä palavereissa.
Aluekierros
Vuonna 2018 aloitettua aluekierrosta Lapin yleisissä kirjastoissa jatkettiin, ja vuoden aikana vierailtiin 10 kirjastossa. Vierailuilla tavattiin yhteensä 50 henkeä eri kirjastoista. Viimeisin vierailu siirtyi aikataulusyistä vuoden 2020 alkuun, mutta tämän jälkeen AKE:n ominaisuudessa on kyläilty kaikkien kuntien kirjastossa. Syksystä 2019 kierroksella on myös ollut mukana Lapin AVI:n kirjastotoimen ylitarkastaja, joka on vierailuilla sekä osallistunut keskusteluun kirjaston henkilökunnan kanssa että pitänyt erilliset keskustelut kunnan tai kaupungin virkamiesjohdon ja luottamusmiesten kanssa. AKE-vierailuista on saatu hyvää palautetta, ja AVI:n mukanaolo on otettu kiinnostuneena vastaan.
AKE-ekstranet
Verkkosivun ylläpitoa varten hankittiin webhotelli ja perustettiin WordPress-alustalle sivusto kirjastojenlappi.fi. Sivustolle on tarkoitus siirtää mm. yhteiset ohjeet, jakaa tietoa koulutuksista ja ajankohtaisista asioista. Sivuston pääasiallinen kohderyhmä on Lapin yleisten kirjastojen henkilökunta, mutta sen sisältö on myös kenen tahansa muun vapaasti katsottavissa. Sivuston ylläpidosta vastataan itse.
Osaamisen kehittäminen
Vuoden 2019 aikana alueellinen kehittämistehtävä järjesti 9 koulusta tai osaamista kehittävää tilaisuutta. Koulutussuunnittelu nojaa Lapin kirjastojen vuosille 2019 – 2021 laadittuun koulutussuunnitelmaan, johon osaamisen kehittämistarpeet on koottu vuonna 2017 Lapin yleisten kirjastojen henkilökunnalle tehdyn osaamiskartoituksen perusteella.
Koska osaamisen kehittäminen ei ole vain yksittäisiä tilaisuuksia vaan pitkäjänteistä ja tavoitteellista toimintaa, on seuraavaan taulukkoon on koottu vuosina 2018-2019 järjestetyt tilaisuudet sekä koulutussuunnitelmassa kirjatut osaamisen kehittämistarpeet.
Koulutuksissa oli yhteensä 181 osallistujaa. Yhteen tai useampaan koulutukseen osallistuneita henkilöitä oli 89. Koulutuksista Selkokielen webinaarisarjan 5 osaa tallennettiin ja ne olivat Lapin yleisten kirjastojen henkilökunnan vapaasti katsottavissa koulutuksen jälkeen noin 2 kuukautta. Taulukossa 1 esitettyjen koulutusten lisäksi järjestettiin mm. lyhyitä webinaareja erilaisten palvelujen käytöstä.Kouluttajina toimivat kirjallisuuskouluttaja Marika Helovuo, runoilija Tommi Parkko sekä Lapin kirjastojen omaa henkilökuntaa. Lisäksi koulutusta hankittiin mm. seuraavilta organisaatioilta: Suomen kirjastoseura, Lapin yliopiston Koulutus ja kehittämispalvelut, Mielenterveyden keskusliitto, Kynnys ry, Lapin ADHD-yhdistys sekä Selkokeskus.
Syksystä eteenpäin henkilökunnalle tarjottiin mahdollisuutta vertaisoppimiseen vierailuilla alueen toisiin kirjastoihin. Vertaisoppimispäiviä kuitenkin toteutui vain yksi, muut siirtyivät aikataulullisista syistä seuraavalle vuodelle. Vertaisoppimispäivästä vierailijat kirjoittavat raportin, jotka julkaistaan AKE-Lapin verkkosivujen päivityksen yhteydessä.
Henkilökunnan digiosaamisen kehittämiseen saatiin erillinen rahoitus ja hankkeen projektipäällikkö aloitti 1.7.2019. Hankesuunnitelma laadittiin osana kehittämistehtävää, ja kehittämistehtävän hoitaja toimii hankkeen ohjausryhmän puheenjohtajana. Henkilökunnan digiosaamiseen liittyvä koulutus, tiedotus ja kehittäminen on Lapissa vastuutettu kyseiselle digihankkeelle.
Järjestetystä koulutustilaisuuksista pyydettiin palautetta mm. koulutuksen sisällöstä, hyödystä omaan työhön, arvosta työyhteisölle ja koulutuksen järjestelyistä arvosteluasteikolla 1-5. Yksittäisten koulutusten palautteiden keskiarvo vaihteli 4,03 – 4,67 välillä, kokonaiskeskiarvo oli 4,41. Parhaat numeropalautteet saatiin Rovaniemellä ja Inarissa järjestetyistä kirjallisuuden sisältökoulutuksista. Vaikka koulutuspalautteissa saatiin suhteellisen hyviä arvoja, kysymyksen ”Koulutuksen sisältöjä siirtyy kauttani muuallekin työyhteisööni” vastausten keskiarvo oli heikoin (4,10). Onkin siis riski, että osaamisen kehittyminen jää vain yksilötasolle eikä sitä hyödynnetä laajemmin työyhteisössä.
Järjestetyn koulutuksen vaikuttavuutta arvioitiin kahdesta näkökulmasta: kuinka hyvin osallistujat kokivat koulutuksen lisänneen heidän osaamistaan ja toisaalta miten koulutusta hyödynnetään yhteisössä ja henkilökohtaisesti. Vaikuttavuuden arviointi on esitetty alla olevassa taulukossa.
Muiden AKE-alueiden ja toimijoiden koulutuksia mainostettiin sähköpostilla ja palavereissa, mutta näihin osallistumisesta ei ole tietoa.
Kehittämistehtävän hoitaja oli mukana järjestämässä Rovaniemellä pidettyjä KINE2019-päiviä 26.-27.9. Päiviä markkinoitiin Lapin kirjastojen johtajille ja esimiehille, ja Lapista ilmoittautumisia 19 kappaletta. KINE2019 –päivien muut järjestäjät olivat Lapin korkeakoulun kirjasto sekä Lapin AVI.
Valtakunnallinen yhteistyö
Kehittämistehtävän hoitaja sekä Rovaniemen kaupunginkirjaston kirjastotoimenjohtaja osallistuivat valtakunnallisiin AKE-tapaamisiin säännöllisesti.
Sekä kirjastotoimenjohtaja että alueellisesta kehittämistehtävästä vastaava erikoiskirjastonhoitaja osallistuivat aktiivisesti kehittämistehtävää hoitavien kirjastojen sekä ministeriön ja aluehallintovirastojen edustajien kanssa järjestettyihin tapaamisiin.
Yhteydenpitoon perustettiin Teams-ryhmiä, joissa on jaettu yhteisiä dokumentteja ja käyty keskustelua ajankohtaisista kysymyksistä.
Talouden toteutuma
Kehittämistehtävän palkkakulut olivat vuonna 2019 arvioitua suuremmat. AKE-Lapille haettiin yhteensä 165.627 euron avustusta, avustusta myönnettiin 155.000 euroa. Koulutusten järjestämisten kulut alittuivat, mikä selittyy yksittäisten koulutusten pienemmillä kuluilla sekä odotettua vähemmillä osallistujamäärillä. Alueellisilla työryhmillä ei ollut vuoden aikana lähitapaamisia, joihin oli varauduttu 4.000 eurolla. Samoin vertaisoppimistilaisuuksia toteutui arvioitua vähemmän.
Arviointi ja jatkosuunnitelmat
Kehittämistehtävään varattuja resurssien riittävyys nousi esille vuoden aikana. Kehittämistehtävän hoitoon ei riitä yksi päätoiminen henkilö. Rovaniemen malli jakaa kehittämistehtävän vastuuta laajalle ryhmälle ei ole osoittautunut parhaaksi tavaksi toimia. Vuoden aikana käytiin neuvotteluja toisen henkilön palkkaamiseksi kehittämistehtävän hoitoon ja vastuiden jakamisesta kahden kehittämistehtävän hoitajan ja kirjastonjohtajan välillä. Uusi työntekijä saatiinkin palkattua ja hän on aloittanut 1.4.2020.
Osaamista on kehitetty eli järjestetty koulutuksia Lapin kirjaston koulutussuunnitelman mukaisesti ja ottaen huomioon kirjastojen mahdollisuudet lähettää henkilökuntaa koulutuksiin. Mahdollisuuksien mukaan koulutuksia on järjestetty webinaareina, mutta vähintään kerran vuodessa järjestettävälle yhteiskokoontumiselle on selvästi tarvetta alueelta saadun palautteen mukaan. Koulutussuunnitelmaa on lisäksi päivitettävä ja tarkasteltava missä määrin tehdyt toimet ovat kasvattaneet osaamista Lapin kirjastoissa. Myös kirjastojen erilaisiin mahdollisuuksiin osallistua koulutuksiin olisi löydettävä näitä tukevia ratkaisuja, esimerkiksi vertaisoppimista, mentorointia tms.
Tiedotuksen ja viestinnän kehittämiseen on panostettava. Kirjastojenlappi.fi –sivusto vaatii parempaa sisältöjen suunnittelua ja jatkuvaa ylläpitoa. Erilaisten some-kanavien käyttöönottoa on harkittava alueellisen ja valtakunnallisen näkyvyyden lisäämiseksi. Viestinnässä kannattaa selvittää uutiskirjeiden mahdollisuudet korvaamaan tekstinkäsittelyllä koottua viikoittaista tiedotetta.
Yhteistyön lisääminen Lapin Aluehallintoviraston kanssa on saanut positiivista palautetta alueen työntekijöiltä. Tieto kulkee molempiin suuntiin paremmin yhteisissä tapaamisissa niin kirjastojen ja AVI:n että AKE:n ja AVI:n välillä. Yhteisiä vierailuja alueen kirjastoihin on myös syytä jatkaa.
Digiosaamisen kehittäminen on Lapissa katsottu kuuluvaksi valtakunnallisen digiosaamisen kehittämiseen ja AKE-alueille myönnettyjen digihankkeiden tehtäväksi. Kyseisten hankkeiden päättyessä vuoden 2020 loppuun on pohdittava, miten henkilökunnan digiosaamisen taso pidetään jatkossa yllä.
