Tavoitteet

AKE Lapin toimintavuoden 2020 kärkitavoitteena oli vahvistaa henkilöstön motivaatiota ja rohkeutta tarttua kirjastotyön muutosten tuomiin uusiin tehtäviin. Johtajien ja esihenkilöiden koulutusten tavoitteena oli kehittää henkilöstöjohtamista ja henkilöstön tukemista työn muutosten haasteissa.

Kirjastojen resursseissa ja valmiuksissa osallistua osaamisen ja kirjastojen kehittämiseen on vaihtelua alueen kirjastojen välillä. Tavoitteena oli tasoittaa alueen kirjastojen erilaisia osallistumisen mahdollisuuksia ja tarjota erilaisia koulutusmuotoja, joilla osaamisen kehittäminen olisi mahdollista kaikille.  AKE Lapin tavoitteena oli myös nostaa keskusteluun erilaisia ajankohtaisia teemoja ja toimia tavallaan myös informaatiotulvan suodattimena kirjastoille. Tiedotusta pyrittiin kehittämään edelleen selkeämmäksi paremmin henkilökuntaa tavoittavaksi. 

Resurssit

Kehittämistehtävän hoitamisen resurssit uudistettiin vuonna 2020. Tehtävään palkattiin kirjastonhoitajaksi kokopäiväisenä 1.4. lähtien Esko Nousiainen. Rovaniemen kaupunginkirjaston vs. johtaja Pasi Rantasen työajasta käytettiin AKE-tehtävään alkuvuodesta 20%. Uutena kirjastonjohtajana aloitti 9.3. Nina Sipola, jolle määriteltiin AKE-toimintaan samoin 20 % työajasta. AKE-tehtävässä jatkoi erikoiskirjastonhoitaja Leena Kinnunen 80 % työajalla. Loppuvuodesta palkattiin kahden kuukauden määräaikaiseen tehtävään graafikko Karl Simonlehto suunnittelemaan ja kilpailuttamaan AKE Lapin markkinointimateriaalit. Simonlehdon osaamista hyödynnettiin myös verkkosivujen ja tiedotuksen suunnittelussa. Yhteensä kehittämistehtävän hoitamiseen käytettiin 2 henkilötyövuotta.  

AKE -toiminnan käytännön vastuut jaettiin siten, että Esko Nousiainen vastaa koulutusten suunnittelusta, Leena Kinnunen AKE:n talousseurannasta sekä tiedotuksesta. Tehtävää hoidetaan kuitenkin yhteisvastuullisesti, ja esimerkiksi tiedotukseen liittyviä tehtäviä jaetaan tapauskohtaisesti. Yhteistyöstä alueen kirjastojen kanssa vastataan yhdessä. Nina Sipola vastaa yhteistyöstä kansallisella tasolla.

Kehittämistehtävän ohjausryhmänä on toiminut Lapin kirjasto -kimpan johtoryhmä. AKE Lapin toimintasuunnitelma sekä raportointi ynnä koulutussuunnitelma on esitelty johtoryhmälle, joka on ne suunnitellut. AKE-toimintaa käsitellään myös muuten säännöllisesti johtoryhmässä. Koronatilanteen vuoksi johtoryhmä ei 2020 kokoontunut yhteiseen tulevan vuoden suunnittelun lähipäivään. 

Tehtävän toteutus

Vuosi 2020 oli poikkeuksellinen vuosi koronapandemian vuoksi. Rovaniemen kaupunki lomautti henkilöstön työnteon estymisen vuoksi lukuunottamatta hallinto- ja projektihenkilökuntaa, joihin kehittämistehtävän hoitajat luettiin. Kehittämistehtävän hoitajat antoivat tukea sulkuaikana oman työn ohessa mm. kirjaston verkkosisältöjen tuottamiseen ja kirjaston asiakaspalveluun sekä koko Lapin laajuisten palveluiden ylläpitämiseen ja palveluista tiedottamiseen.  

Keväälle ja syksylle suunnitellut lähikoulutukset vaihdettiin etäkoulutuksiksi ja suunnitellut matkat valtakunnallisiin AKE-kokouksiin kuin myös alueelle suunniteltuihin kirjastovierailuihin peruttiin. Etätapaamisia kirjaston johtajien kesken että myös alueen kirjastojen henkilökunnan kesken lisättiin. 

Muuttuneesta tilanteesta johtuen AKE:lle myönnetylle avustukselle tehtiin käyttötarkoituksen muutospyyntö Opetus- ja kulttuuriministeriölle. Rahoitusta siirrettiin matkojen ja lähikoulutuspäivien kustannuksista markkinointimateriaalin hankintaan, tulevissa koulutuksissa ja someviestinnässä käytettävien laitteiden hankintaan. 

Alueellinen yhteistyö 

AKE Lapin toimintaympäristön tietynlainen erikoisuus kehittämiskirjastojen joukossa on alueen yhtenäisyys niin vanhana maakunta-alueena kuin kirjastokimppana, johon kuuluvat kaikki alueen kirjastot. Tämän vuoksi esimerkiksi alueen kirjastojen henkilökunnalla on ajoittain vaikeuksia hahmottaa, mitkä tehtävät kuuluvat kimpalle, mitkä kehittämiskirjastolle. Myös kehittämistehtävän hoidossa asiat lomittuvat, minkä vuoksi esimerkiksi alueelle tuotetuissa etätapaamisissa käsitellään tarvittaessa myös yhteisen kirjastojärjestelmän tai verkkokirjaston tahi muiden yhteisesti hankittujen palveluiden käyttöä ja kehittämistä.

AKE Lappi jatkoi hyviksi havaittuja säännöllisiä etätapaamisia henkilökunnalle 2-4 kertaa kuukaudessa myös vuonna 2020. Tapaamisten tavoitteena on tarjota kaikkien Lapin kirjastojen henkilökuntaan kuuluville säännöllinen tilaisuus verkostoitua, vaihtaa kuulumisia, tiedottaa omista asioista sekä saada tietoa alueellisista ja valtakunnallisista ajankohtaisista asioista. Koska kaikilla ei ole mahdollisuutta osallistua live-tapaamiseen, tilaisuudet nauhoitettiin ja ne olivat henkilöstön vapaasti katsottavissa. Tallenteiden tekstitykseen ei ole ollut resursseja. 

Etätapaamisten alustana käytettiin Adobe Connect Prota, mutta sen epävakauden vuoksi se päätettiin irtisanoa ja hankkia Teams- ja Meet-alustojen kokeilun jälkeen hankkia AKE Lapille Zoom-lisenssi, joka mahdollistaa tilaisuuksien tallentamisen sekä ryhmäkeskustelut, joita muilla palveluilla ei tuolloin ollut tarjota Rovaniemen kaupungin puolesta.   

Viikkopalaverien ja päiväkahvien nimellä kulkevia tapaamisia järjestettiin 24 kertaa ja niissä oli noin yhteensä 700 osallistujaa. Osallistujien määrä arvioitiin tilaisuuksien osallistujalistojen perusteella.

Osalla etätapaamisia oli tietty teema. Käsiteltyjä aiheita ovat mm. aineistonhankinnnan painopisteet Lapissa 2020, katsaus e-aineistojen käyttöön 2019, Koha-kirjastojärjestelmän uudistukset, Lapin kirjaston uusi chat-palvelu, AVI:n peruspalvelujen arvioinnin tulokset ja lasten- ja nuortenkirjastotyö. Etäyhteydellä järjestettiin myös virtuaaliset pikkujoulut, joissa muun ohjelman lisäksi jaettiin Padletin välityksellä kiitokset ja terveiset kuluneesta vuodesta kollegoille Lapissa. 

Tapaamisissa on lisäksi ollut säännöllisesti esillä tulevat koulutukset, kimpan johtoryhmän kokousten päätökset, Kohan ja Lapin kirjaston Finnan uudistukset ja OKM:n rahoittaman digihankkeen uutiset. OKM:n hankehakemuksia valmisteltiin kahdessa etätapaamisessa.  Kevään tapaamisia väritti poikkeustilan aiheuttamat muutokset palveluissa: keskusteltiin kirjastojen tarjoamista palveluista, käytiin läpi kirjastojen tilannetta sekä tarjottiin mahdollisuus purkaa ajatuksia erikoisen tilanteen vaikutuksista kirjastoille sekä työntekijöille.

Vuoden aikana henkilökunnan yhteisiin etätapaamisiin osallistui myös Lapin AVI:n kirjastotoimen ylitarkastaja. Käytäntö vahvisti molemminpuolista tiedonkulkua ja oli hyvä keino tiedottaa AVI:en ajankohtaisista asioista. 

Lapin kirjaston strategian päivitys

AKE Lapin toimintasuunnitelma on nojannut osaltaan Lapin kirjastojen strategiaan 2017 – 2020. Strategia on myös osaltaan ohjannut Lapin kirjastojen kehittämistoimintaa ja koulutussuunnittelua. Strategia haluttiin päivittää tulevalle neljävuotiskaudelle, ja strategiatyön fasilitoinnista pyydettiin tarjoukset kolmelta toimittajalta. Fasilitaattoriksi valikoitui laatu- ja hintakriteereiden perusteella Osana Oy:n Petri Toikkanen. Strategian päivitykseen koottiin työryhmä, johon kuuluivat Rovaniemen kaupunginkirjastosta Nina Sipola, Leena Kinnunen ja Jani Ekblom, Tornionlaakson kirjastosta Tiina Väkeväinen, Tornion kirjastosta Ville Jylhä ja Lapin AVI:sta Vesa Sarajärvi. Työryhmä kokoontui vuoden 2020 aikana kaksi kertaa. Strategian työstämistä jatketaan vuoden 2021 keväällä, jolloin vuorossa on mm. kaksi henkilökunnalle suunnattua työpajaa sekä kyselyt henkilökunnalle ja sidosryhmille. 

Kysely poikkeusajan vaikutuksista asiakkaille

Lapin kirjastot järjestivät asiakkailleen kyselyn poikkeusajan vaikutuksista. Kyselyllä Lapin kirjastot halusivat selvittää, miten poikkeusolot vaikuttivat asiakkaiden kirjaston käyttöön, kuinka kirjastot suoriutuivat asiakkaiden mielestä poikkeusoloissa ja mitä kirjastojen tulisi tehdä toisin, mikäli vastaavan kaltainen poikkeustila toistuu tulevaisuudessa. Kyselyn koordinoi AKE Lappi ja oli mukana toteuttamassa sitä Lapin kirjastojen kanssa. Kysely oli avoinna 2.-18.6. kirjastojen uudelleen avautumisen jälkeen. Kysely toteutettiin pääasiassa verkkokyselynä, mutta asiakkaat saivat jättää myös paperisia vastauksia kirjastoihin. Kyselyn tulokset käsitteli AKE Lapin tiimi.

Kyselyssä oli  11 kysymystä joista 5 monivalintaista ja 6 sanallista. Kartoittavien kysymysten lisäksi kysyttiin mm. millaisia vaikutuksia kirjastojen sulkemisella oli asiakkaiden arkeen ja mitä tunteita se herätti, mitä asiakkaat jäivät eniten kaipaamaan, kuinka kirjasto e-aineistot pystyivät palvelemaan sulun aikana, miten kirjaston muut palvelut pystyivät palvelemaan sulkuaikana sekä mitä kirjastojen pitäisi tehdä toisin, jos kirjaston palveluja joudutaan jostain syystä tulevaisuudessa rajoittamaan.

Vastauksia kertyi yhteensä 155 kappaletta, joten otanta jäi kohtalaisen pieneksi. Kyselyn tuloksia käytiin yhdessä läpi Lapin kirjaston päiväkahveilla 24.9.2020. Kyselyn tuloksista alueen kirjastot saivat tietoa siitä, millaisia asioita asiakkaat kirjastopalveluissa arvostavat ja millaisia kehittämiskohteita poikkeusolot paljastivat. Kehittämiskohteiksi nousivat mm. tiedottamisen kehittäminen, verkkosisältöjen kehittäminen, aineistojen palauttamisen mahdollistaminen sekä e-aineistojen riittämättömyys ja lisäresurssoinnin tarve.

Kevään sulkuaika tuli hyvin nopeasti ja yllättäen, eikä siihen kirjastojen piirissä ollut aikaa valmistautua. Kirjastojen yhteisten kokemusten lisäksi asiakkaiden näkemykset ja kehitysehdotukset luovat edellytyksiä parantaa kirjastojen valmiuksia toimia mahdollisissa poikkeustilanteissa tulevaisuudessa.

Osaamisen kehittäminen 

Vuosi 2020 oli poikkeuksellinen ja haastava osaamisen kehittämisen näkökulmasta. Osaamisen kehittämisen tueksi AKE Lappi tarjosi alueen henkilöstölle koulutuksia, vertaisoppimismahdollisuutta, sähköistä oppimisalustaa Liboppia sekä säännöllisiä koko alueen kattavia viikkopalavereja. Loppuvuodesta AKE Lappi suunnitteli yhteistyössä REDU Edu Oy:n kanssa Lapin kirjastojen henkilökunnalle suunnatun osaamiskartoituksen, joka toteutettiin alkuvuodesta 2021.

Koulutukset

Vuoden 2020 aikana alueellinen kehittämistehtävä järjesti 9 koulusta tai osaamista kehittävää tilaisuutta. Kaksi koulutusta olivat kaksipäiväisiä, joten koulutuspäiviä oli siis yhteensä 11. 

Helmikuussa Lapin kirjastopäivät ehdittiin pitää kaksipäiväisenä lähikoulutuksena Kolarin Ylläksellä, ennen maailmanlaajuisen pandemian puhkeamista. Tartuntatautitilanteen vuoksi koulutuksia alettiin nopeasti suunnitella etäkoulutuksiksi. Kevään jälkeen lähikoulutuksia voitiin turvallisesti läpiviedä vain syyskuussa ja marraskuussa. Syyskuun koulutus oli esimiehille suunnattu haastavien henkilöstötilanteiden koulutus ja marraskuussa puolestaan pidettiin kirjallisuuden sisältökoulutus sekä Kittilän Levillä että Rovaniemellä. 

Hyvin pian etäkoulutusten ja -kokousten yleistyttyä huomattiin saadusta palautteesta, että yli kolmen tunnin verkkotilaisuudet koettiin raskaina. Sen vuoksi etäkoulutukset suunniteltiin kestoltaan 2-3 tuntisiksi tilaisuuksiksi, jotka keskittyivät teeman ympärille. Osassa koulutuksista käytettiin aktivoivia harjoitteita tai ryhmätöitä. Harjoitteet ja ryhmätyöt koettiin mielekkääksi vaihteluksi pelkän kuuntelun oheen.

Pandemiatilanteen lisäksi koulutuksia suunnitellessa piti ottaa huomioon osassa alueen kunnissa voimassa oleva matkustuskielto, joka johtui kuntien heikosta taloudellisesta tilanteesta. Syksyllä vallitseva tartuntatautitilanne aiheutti myös voimakkaita matkustusrajoituksia.

Kevään aikana osa alueen kunnista myös vapautti henkilöstöään työvelvoitteesta, joka osaltaan vaikutti koulutusten suunnitteluun ja järjestämiseen. 

Koulutussuunnittelu nojaa Lapin kirjastojen vuosille 2019 – 2021 laadittuun koulutussuunnitelmaan, johon osaamisen kehittämistarpeet on koottu vuonna 2017 Lapin yleisten kirjastojen henkilökunnalle tehdyn osaamiskartoituksen perusteella. Vuoden 2020 koulutuksissa on kuitenkin otettu huomioon myös poikkeuksellisen vuoden tarpeet, mm. esimiehen hyvinvointi poikkeustilanteessa, sekä alueen kirjastoista nousseet koulutustoiveet.

Kouluttajina vuoden aikana toimivat: yrittäjä Olli Keskinen, Torniolaakson kirjaston vs. kirjastotoimenjohtaja Tiina Väkeväinen, satuhierontaohjaaja Eevamaija Kukkala, vanhempi konsultti Anna Tienhaara Työterveyslaitokselta, freelance-kirjastoammattilainen Päivi Jokitalo, näyttelijä Heidi Syrjäkari ja tarinateatteriohjaaja Jukka Virtala Teatteritiimi VirtaKarista, kirjallisuuskouluttaja Marika Helovuo, turvallisuuskouluttaja Totti Karpela Mielenrauha Oy:stä, digipedagoginen asiantuntija ja freelancer-kouluttaja Matleena Laakso sekä lehtori Tarja Saarinen REDU Edu Oy:stä. 

Taulukko: Vuoden 2020 AKE Lapin koulutukset

Koulutuksiin osallistuneet

Kaikissa koulutuksissa oli yhteensä 243 osallistujaa. Etäkoulutukset mahdollistivat osallistumisen AKE Lapin koulutuksiin myös alueen ulkopuolelta. Muualta osallistuneiden lukumäärä jäi kuitenkin melko maltilliseksi: osallistujia oli yhteensä 19 kappaletta, mm. Oulusta, Hangosta, Helsingistä, Kotkasta, Joensuusta ja Diakista.

Yksilöllisiä koulutukseen osallistujia Lapissa, eli henkilöitä, jotka osallistuivat yhteen tai useampaan koulutukseen, oli yhteensä 104, joka on n. 65 % koko Lapin kirjaston henkilökunnasta.  Etäkoulutukset pääsääntöisesti tallennettiin. Ainoastaan esimiehille suunnattua ”Esimiehen rooli ja jaksaminen poikkeustilanteessa” –webinaaria ei tallennettu. Tallenteet jaeltiin alueen sisällä ja olivat alueen kirjastojen henkilöstön katsottavissa 2-4 viikkoa, riippuen kouluttajien kanssa tehdyistä sopimuksista. Valitettavasti tallenteiden katselumääristä ei saatu dataa kahta viimeistä webinaaria lukuun ottamatta.

Taulukko. Koulutuksiin osallistuneet vuonna 2020

Lapin kunnista AKE Lapin koulutuksiin osallistuttiin seuraavasti

Pääsääntöisesti alueen kunnista osallistuttiin AKE Lapin koulutuksiin kiitettävästi pois lukien Sompion seutukirjaston henkilökunta (Pelkosenniemi, Savukoski ja Sodankylä), jota ei onnistuttu tavoittamaan toivotulla tavalla.

Koulutuspalaute

Järjestetystä koulutustilaisuuksista pyydettiin osallistujilta palautetta. Palautekyselyjä lähetettiin kaikille koulutuksiin osallistuneille ja palautelomakkeita palautui 164 kappaletta, eli palautetta antoi 67,49 % koulutuksiin osallistuneista. Palautekyselyssä pyydettiin avoimen palautteen lisäksi numeraalista arviota arvosteluasteikolla 1 – 5 kysymyksiin: koulutus vastasi tarpeisiini, sain koulutuksesta uutta tietoa, koulutus innosti lisätiedon ja -taidon hankintaan, koulutuksen sisältöjä siirtyy kauttani muuallekin työyhteisööni, olen tyytyväinen koulutukseen kokonaisuutena, sain ennakkoon riittävästi tietoa koulutuksesta sekä koulutustila oli sopiva. Yksittäisten koulutusten palautteiden keskiarvo vaihteli 3,81 – 4,69 välillä, kokonaiskeskiarvon ollessa 4,17. Parhaat numeropalautteet saatiin Kittilässä ja Rovaniemellä järjestetystä kirjallisuuden sisältökouluksista. Vaikka koulutuspalautteissa saatiin suhteellisen hyviä arvoja, kysymyksen ”Koulutuksen sisältöjä siirtyy kauttani muuallekin työyhteisööni” vastausten keskiarvo oli heikoin (3,93). Riskinä on, että osaamisen kehittyminen jää vain yksilötasolle eikä sitä hyödynnetä laajemmin työyhteisössä. Erityisesti etäkoulutusten kohdalla riski on hyvä tunnistaa, koska verkkotapaaminen ei tarjoa luontaisia kohtaamisia ajatusten vaihdolle tai reflektiolle, ns. lounaskeskustelulle. Parhaimman numeraalisen keskiarvon sai kysymys “Olen tyytyväinen koulutukseen kokonaisuutena” (4,40), mihin on syytä olla tyytyväinen.

Taulukko. Koulutuksiin osallistuneet ja koulutuspalautteet vuonna 2020

Seuraavaan taulukkoon on koottu kaikkien koulutusten keskiarvoiset numeraaliset arviot palautelomakkeen kysymyksiin. Arvosteluasteikko oli 1 – 5.

Liboppi

Yleisten kirjastojen yhteinen oppimisalusta Liboppi oli Lapin alueella kohdennettu alueellisen digitukihankkeen oppimisalustaksi. Hyötynä on, että oppimisalusta on laajasti alueella tuttu, mikä helpottaa koulutussisältöjen viemistä oppimisalustalle tulevaisuudessa. Tulevaisuudessa oppimisalusta tulee olemaan suuremmassa roolissa alueellisia koulutuksia toteutettaessa.

Esko Nousiainen AKE Lapista osallistui vuoden aikana aktiivisesti Libopin toimituskunnan toimintaan. Toimituskunta teki AKE alueiden kirjastojen työntekijöille suunnatun valtakunnallisen kyselyn koulutussisältötoiveista. Kysely toteutettiin 15.6.-31.8. välisenä aikana. Valtakunnallisesti vastauksia kertyi 743 kappaletta, joista 60 tuli Lapin kirjastojen henkilökunnalta. Kyselyssä toivotuimmaksi koulutussisällöksi nousi vaihtoehto “Kokoelmat ja sisällöt”, joka valtakunnallisesti keräsi n. 44 %. Sama koulutussisältö nousi myös Lapissa suosituimmaksi vaihtoehdoksi keräten yli 48 % annetuista äänistä. Toimituskunta aloitti vuoden 2020 loppupuolella selvitys- ja valmistelutyön koulutussisältötoiveen toteuttamiseksi.

Vertaisoppiminen

Vertaisoppimassa oli vuoden 2020 aikana 2 henkilöä Inarin ja Ylitornion kirjastoista, oppimispaikkana Rovaniemen, Sodankylän, Pelkosenniemen ja Savukosken kirjastot. Opintopäivien tavoitteena oli mm. tutustua eri kokoisten kirjastojen toimintaan sekä Lapin kirjaston yhteistoimintaan. Vertaisoppimispäivien raportit löytyvät AKE Lapin ylläpitämältä verkkosivulta kirjastojenlappi.fi. Kiinnostusta vertaisoppimismahdollisuuteen oli toteutunutta enemmän, mutta koronapandemian aiheuttamien matkustusrajoitusten vuoksi näitä ei voitu toteuttaa. 

Pohjoisen verkosto -hanke

Lapin, Kainuun ja Pohjois-Pohjanmaan alueiden kirjastot aloittivat elokuussa 2020 OKM:n rahoittaman Pohjoisen verkosto -hankkeen, jonka tarkoituksena on edistää alueiden esimiesten yhteistyötä ja kehittää osaamista. Hankkeen ohjaus- ja työryhmässä on mukana koko AKE Lapin tiimi. Työ jatkuu vuoden 2021 ajan.

Osaamiskartoitus

Edellinen osaamiskartoitus koko Lapin henkilökunnalle tehtiin vuonna 2017. Henkilöstön vaihtuvuuden ja sekä työssä vaadittavan osaamisen muutoksen vuoksi uudelle koko alueen osaamiskartoitukselle oli tarvetta. Lisäksi osaamiskartoituksen tuottamaa tietoa tullaan käyttämään hyödyksi AKE Lapin koulutussuunnitelman päivittämistyössä vuonna 2021.

Jotta uuden kartoituksen tulos olisi vertailukelpoista edellisen kanssa, päätettiin osaamiskartoitus toteuttaa yhteistyössä edellisen kartoituksen tehneen REDU Edu Oy:n kanssa. Osaamiskartoituksen pohjana käytettiin vuoden 2017 kyselyn pohjaa, jota päivitettiin vastaamaan tämän hetken tarpeita. Lisäksi kysymykset tulevaisuuden osaamistarpeista päivitettiin muutamaa kysymystä lukuun ottamatta miltei kokonaan.

Osaamiskartoituksen valmisteleva työ tehtiin kokonaisuudessaan joulukuussa 2020. Osaamiskartoituksen valmistelutyöhön osallistuivat  Rovaniemen kaupunginkirjaston kirjastonjohtaja Nina Sipola,  AKE koordinaattorit Leena Kinnunen ja Esko Nousiainen sekä HRD-asiantuntia Maria Kianen REDU Edu Oy:stä. Osaamiskartoitus toteutettiin vuoden 2021 tammikuussa.

Tiedotus

Tiedotuksen pääasiallinen kanava oli sähköposti sekä viikottaiset verkkotapaamiset ja uutiskirje. Viestintään käytettiin myös Lapin yleisten kirjastojen suljettua Facebook-ryhmää sekä kirjastonjohtajien WhatsApp-ryhmää. 

Viikkotiedotteet ja Uutiskirje

AKE Lappi on jatkanut Lapissa useita vuosia käytössä olleiden viikkotiedotteiden kokoamista noin kaksi kertaa kuukaudessa lukuun ottamatta kesälomien taukoa. Tiedotteisiin on koottu ajankohtaisia aiheita, tietoa tulevista koulutuksista ja tapahtumista sekä muista kiinnostavista ilmiöistä. Vuonna 2020 siirryttiin manuaalisesti koottavasta pdf-kirjeestä uutiskirjeeseen, jonka kokoaminen on nopeampaa ja visuaalinen ilme houkuttelevampi. Uutiskirjepalvelusta pyydettiin kolme tarjousta, joista järjestettiin esittelyt AKE-tiimille. Uutiskirjeen toimittajaksi valittiin kotimainen Emailer sen käytettävyyden sekä hinnoittelun perusteella. 

Uutiskirjeitä lähetettiin vuoden aikana 8 kertaa ja niillä oli vuoden 2020 lopussa 73 tilaajaa, suurin osa Lapin kirjastoista mutta myös joitakin tilaajia Lapin ulkopuolelta. Uutiskirjeen on avannut vastaajista keskimäärin 78%. Eniten klikattuja uutiskirjeiden linkkejä ovat koulutuksiin liittyvät uutiset, seuraavana tulevat tapahtumat ja ajankohtaiset teemat, Lapin kirjaston johtoryhmien pöytäkirjojen koosteet sekä Kohaan ja Finnaan liittyvät uutisoinnit ja ohjeet. 

AKE Lapin verkkosivu

AKE Lapin verkkosivu kirjastojenlappi.fi toimii Xetnetin ylläpitämässä webhotellissa, mutta sisällöistä vastaa AKE Lappi-tiimi. Verkkosivuille on koottu tietoa kehittämistehtävän hoidosta ja koulutuksista, mutta myös Lapin kirjaston yhteisistä asioista, kuten kimpan johtoryhmän kokousten koosteet, yhteisesti käytössä olevien järjestelmien sekä yhteisten palveluiden ohjeita. Verkkosivujen kohderyhmä on Lapin yleisten kirjastojen henkilökunta. Sivuston käyttöä ei kuitenkaan ole rajattu, vaan se on avoimesti saatavilla. 

Materiaalit ja laitteet

AKE Lappi tuotti markkinointimateriaalina kullekin kunnalle roll-upit, joita voi käyttää koulutuksissa, tapahtumissa yms. Lisäksi tuotettiin pieni erä heijastimia jaettavaksi asiakkaille tapahtumien yhteydessä tai esimerkiksi kilpailujen palkintona. Kirjastoilla on mahdollisuus tilata näitä tarpeidensa mukaan myöhemmin omalla kustannuksellaan. 

Tuotteet suunnitteli ja kilpailutuksen kolmen toimittajan kesken graafikko Karl Simonlehto.

AKE:lle hankittiin koulutuksia varten langaton, kierrätettävä mikki sekä viestintää varten tabletit ja niille oheislaitteita, joilla voidaan tuottaa paremmin sisältöjä someen. 

AKE hankki kaksi mediaboksia alueen kirjastojen henkilökunnan käyttöön virtuaalimaailmaan tutustumiseksi ja some- ja verkkosisältöjen tuottamiseksi. Kirjastot voivat halutessaan käyttää myös bokseja asiakkaiden opastamiseen. Boksien sisällön valinnassa saatiin asiantuntija-apua Lapin yleisten kirjastojen digiosaamisen kehittäminen – hankkeen projektipäälliköltä.

Boksien sisällöt ovat seuraavanlaiset: 

• Virtuaali Boxi: PlayStation 4-konsoli, ohjain, virtuaalilasit nappikuulokkeilla, vr-konsoli, kamera, virtapiuhat PS4 ja vr- konsoli, hdmi kaapelit.
• Tuota boxi: Gimbaali,  ledvalaisin, puhelin, powerbank, iPad, Insta360- kamera, Insta360:n näkymätön-selfietikku, sekä bt- mikrofoni ja mikrofoniadapteri kameralle. Virtajohdot pb, iPad ja  gimbaali.

Valtakunnallinen yhteistyö ja kehittämistehtävän kehittäminen

AKE Lapin tiimi on osallistunut säännöllisesti valtakunnallisiin AKE-tapaamisiin. Molemmat koordinaattorit ovat olleet mukana AKE-koordinaattoreille suunnatussa koulutuksessa sekä kehittäneet osaamistaan myös osallistumalla muiden AKE-alueiden, AVI:en sekä muiden toimijoiden järjestämiin koulutuksiin.

AKE-toimijoiden yhteiskäytössä olevat Teams-ryhmät ovat olleet merkittävä lisä yhteistyössä ja uuden tiedon hankkimisessa. 

Covid 9 pandemia on myös lähentänyt valtakunnallista AKE johtajien verkostoa. Helsingin kaupunginkirjaston kirjastopalveluiden johtajan Katri Vänttisen 2 – 3 viikon välein koollekutsumissa AKE-johtajien etäpalvereissa on jaettu osaamista ja mietitty erilaisia ratkaisuja kirjastopalveluiden tuottamiseksi pandemian aikana tasa-arvoisesti.

Talouden toteutuma

Koronavuosi 2020 muutti AKE Lapin suunnitelmia. Lähikoulutuksena suunnitellut koulutukset vaihdettiin webinaareiksi tai siirrettiin myöhemmin toteutettavaksi, mikäli koulutus ei soveltunut etäopiskeluun. Matkoihin varatusta summasta käytettiin noin neljännesosa. Toinen koordinaattori pääsi aloittamaan vasta huhtikuussa, mikä pienensi palkkoihin käytetyn avustuksen määrää. 

Rahoittajalta saatiin syksyllä myönteinen päätös käyttötarkoituksen muutoshakemukseen, millä rahoitusta siirrettiin koulutuksissa tarvittavien laitteiden, medialaitteiden ja markkinointimateriaalin hankintaan ja graafikon palkkaamiseen määräajaksi.

AKE Lapille myönnetystä rahoituksesta jäi vuonna 2020 käyttämättä edellä mainituista syistä 9750 euroa. Kehittämiskirjaston kustannuspaikalle kirjattiin virheellisesti 14,42 euron tulo Rovaniemen kirjaston muilta Lapin kirjastoilta laskuttamista palveluista. 

Taulukko. AKE Lapin talousarvion toteutuma vuonna 2020.

Arviointi ja jatkosuunnitelmat

Koronapandemia muutti kirjastojen suunnitelmia mutta avasi myös uusia mahdollisuuksia. Matkustaminen lakkasi lähes kokonaan maaliskuussa ja kokoukset ja koulutukset siirtyivät verkossa pidettäviksi. Kirjastojen sulkemisen tai palvelujen rajoittamisen vuoksi kirjastot ryhtyivät tuottamaan asiakkailleen sisältöjä verkossa. Syksyllä 2019 alkanut OKM:n rahoittama kirjastohenkilökunnan digiosaamisen kehittämishanke osoitti tarpeellisuutensa ja kirjastojen henkilökunta opiskeli innolla sisältöjen tuottamista verkkoon. Henkilökunta pystyi myös paremmin osallistumaan etäkoulutuksiin sekä katsomaan koulutustallenteita verkosta. 

AKE Lapin toiminnalle asetettiin mittareita vuoden 2020 suunnitelmassa. Kokonaisuutena tavoitteet saavutettiin melko hyvin ottaen huomioon vuoden  poikkeuksellisuus. Osa toiminnoista päätettiin toteuttaa suunnitelmista poiketen, mikä osoittautui hyväksi ratkaisuksi. Muutaman kirjaston henkilökuntaa osallistui vähemmän koulutuksiin ja etätapaamisiin. Vuonna 2021 pyritään selvittämään, miten näiden kirjastojen henkilökuntaa pystyttäisiin tukemaan yhteiseen toimintaan ja koulutuksiin osallistumisessa.  Vuodelle 2020 suunniteltuja vierailuja alueen kirjastoissa ei pystytty koronapandemian vuoksi toteuttamaan, mutta ne pyritään pyritään järjestämään vuoden 2021 aikana etätapaamisten muodossa. 

Taulukko. AKE Lapin arvioinnin mittarit vuodelle 2020

AKE Lapin henkilöresurssien uusi kohdentaminen on osoittautunut hyväksi ratkaisuksi. Aiemmin usealle henkilölle hajautetuista tehtävistä siirtyminen kolmen hengen tiimiin on helpottanut ja tehostanut toiminnan suunnittelua ja toteutusta. Koordinaattorien työpari toimii tiiviisti yhdessä jakaen vastuuta ja tehtäviä tilanteiden ja osaamisvahvuuksiensa mukaan. 

Vuonna 2020 aloitusta osaamiskartoituksesta henkilökunnalle saatiin tulokset maaliskuussa. Kartoituksen tulokset on jo otettu huomioon vuoden 2021 osaamisen kehittämisen suunnitelmassa. Jatkossa on tarkoitus edistää kunnittaisten kartoitusten hyödyntämistä kirjastoissa. Myös henkilökohtaisten osaamiskorttien käyttöä kehityskeskustelujen ja henkilökohtaisten koulutussuunnitelmien pohjana on tarkoitus viedä eteenpäin vuoden 2021 AKE Lapin virtuaalisilla vierailuilla alueen kirjastoihin. 

Lapin kirjaston uuden strategian on tarkoitus valmistua keväällä 2021. Strategiatyön prosessi on ollut henkilökuntaa osallistava ja samantyyppisiä menetelmiä tullaan todennäköisesti käyttämään strategian jalkauttamisessa koulutuksissa ja tapaamisissa. 

Vertaisoppimisen mahdollisuus on ollut tarjolla parisen vuotta. Sille on tarkoitus luoda tarkempi malli, jossa tarjotaan osaamisalueita tutustuttavaksi eri kirjastoissa. Mallissa huomioidaan myös miten vierailun molemminpuolista hyötyä sekä vertaisoppijalle että vierailukirjastolle voitaisiin kehittää.